Como preparar o time para um projeto ou atividade?

A organização do time de trabalho é fundamental para a execução bem-sucedida de um projeto ou atividade. No entanto, manter uma agenda organizada, com tarefas bem delimitadas para a equipe vai muito além de planejar o que vai ser realizado, é preciso contar com imprevistos, ter uma boa comunicação com as pessoas e saber delegar os trabalhos de acordo com o perfil de cada um dos colaboradores.

Manter a organização do time de trabalho é importante porque permite uma cooperação eficiente, melhora a utilização dos recursos, ajuda a cumprir prazos, facilita a comunicação interna e mantém o foco nos resultados. Todos esses elementos são fatores decisivos para o sucesso de qualquer projeto ou atividade dentro de uma empresa.

Confira as 5 dicas para organizar seu time e ajudá-lo a realizar projetos e de forma mais eficiente:

1 – Qual a primeira coisa a se fazer na hora de definir uma tarefa para o time?

Equipes se engajam mais quando conseguem ver o contexto todo, mostrar essa visão é importante antes de passar apenas uma tarefa para o time, mostre o porquê ela é importante e como está conectada com o objetivo da área ou do negócio.

2 – Como garantir que o time entendeu a tarefa e tem as skills necessárias para executá-la?

A liderança tem uma responsabilidade fundamental nesse ponto, por isso, acompanhar a execução, estar próxima para tirar dúvidas e entender o perfil de cada colaborador ajuda a distribuir melhor as tarefas para que o time performe bem. E esse conhecimento sobre o time só é possível quando a liderança dedica parte da sua rotina em conversas.

São nessas conversas que é possível criar conexão e confiança, já que são encontros entre liderança e liderados, para entender objetivo de vida e profissional, quais habilidades é preciso desenvolver ainda e como está o equilíbrio entre vida pessoal e trabalho.

3 – Como você irá garantir que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo e do orçamento?

Reduzindo cada vez mais do dia a dia tarefas que são urgentes. Isso só é possível quando se tem uma visão clara de prioridade, fazendo planejamento de entregas e acompanhamento semanal dos resultados obtidos. Assim, a equipe pode fazer ajustes de ritmo e também de orçamento.

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4 – Como lidar com problemas ou obstáculos que possam surgir durante o projeto ou atividade?

Quando a liderança delega uma tarefa, é mais fácil identificar os obstáculos enfrentados e fazer adaptações rápidas. Esse cenário é mais comum em times que adotam a metodologia ágil de trabalho, pois semanalmente ou diariamente estão fazendo ajustes nas entregas e removendo obstáculos encontrados, sem esperar até a data estipulada para o fim do projeto.

5 – Como avaliar o sucesso do projeto ou atividade junto ao time?

Antes de começar o projeto é preciso definir uma métrica de sucesso clara. Um exemplo: se o projeto tem como objetivo reduzir o tempo de espera de atendimento em um consultório, é possível definir como fim uma solução que vai reduzir de 40 minutos para 30 minutos a espera.

O time precisa saber claramente quando uma entrega foi feita de fato, ter uma visão clara de onde chegar, excluir as ambiguidades, manipulações e mal-entendidos que possam surgir no processo.

Para realizar isso de forma efetiva, a liderança pode promover encontros com todo o time para celebrar os resultados obtidos.

Como preparar o time para um projeto ou atividade?

Por Karolyna Borges, Sócia, Chefe de Conhecimento e Líder do Jornadas da Creative Pack, um Hub de Inovação que oferece consultoria e avaliação para empresas.

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