Uma empresa, independentemente de seu tamanho, é uma equipe mobilizada em torno de uma missão ou um projeto, que busca o engajamento de todos para atuar de forma harmônica em função de objetivos pré-definidos.

Certamente não é nenhuma novidade, mas vale a pena lembrar a importância da reunião inicial (Kick Off Meeting) de um novo projeto, ou do projeto empresarial do próximo exercício operacional que geralmente compreende o ano civil.

O Kick Off Meeting deve, portanto, na maioria dos casos, ocorrer de forma presencial logo em janeiro, uma vez que o tempo para obtenção de metas é finito e normalmente afetado pelos inúmeros feriados, além do período de férias de cada funcionário. A organização desse importante evento comporta algumas recomendações que passo a descrever a título de sugestão.

É imprescindível que o Planejamento Empresarial esteja aprovado e detalhado pelas unidades operacionais, cujos objetivos devem ser um pouco menor do que a soma do que é atribuído aos colaboradores individuais. Logo, os objetivos individuais para o período devem, idealmente, serem definidos concomitantemente.

Todos os Diretores e Gerentes Operacionais de Vendas, Marketing, Finanças, RH e Fábrica devem apresentar seus objetivos, e todos os colaboradores direta ou indiretamente responsáveis por resultados devem participar do Kick Off. Se possível, é recomendável incluir funcionários que estejam em progressão nas carreiras, próximos a promoções para esses cargos.

Numa segunda etapa, é recomendável que cada unidade operacional também faça um Kick Off Meeting incluindo todos os funcionários, independentemente dos cargos que ocupam.

No âmbito do Marketing, é importante detalhar os estudos de mercado para definição de produtos e serviços a serem comercializados, inclusive antecipando lançamentos e descontinuações previstas para o exercício, custos, preços e margens.

No âmbito do planejamento e gestão estratégica, é essencial detalhar os critérios, as estratégias e metas decorrentes dos objetivos de crescimento, market share, produtividade de vendas e renda, bem como o sistema de controle operacional durante o período.

No âmbito de Economia e Finanças, deve-se apresentar o plano de investimentos de capital, necessidades de capital de giro, renda, custos, margens, despesas operacionais e financeiras, gestão e giro dos estoques de mercadorias e materiais, e objetivo de lucro operacional.

No âmbito da gestão dos recursos humanos, deve-se apresentar os principais aspectos de gestão do pessoal, incluindo o planejamento de administração salarial, compensação, incentivos e benefícios, planejamento de carreiras e T&D, bem como o sistema de Planejamento e Avaliação Individual de Desempenho.

A duração deve dar o tempo necessário (dois ou três dias) para as apresentações e possíveis intervenções dos assistentes, preferencialmente em local externo – um bom hotel ou resort – que permita alojar os participantes, e se oportuno, os cônjuges, que participarão das refeições e momentos de laser.

Todos os assuntos tratados devem ser materializados ou digitalizados para que os participantes possam ter todas as orientações em mãos para futura referência e comentários.

É um bom momento para uma palestra motivacional e entrega de prêmios por desempenho no exercício anterior, além de refeições em comum para trocar ideias e estreitar os relacionamentos, independente da hierarquia.

As reuniões individuais de Planejamento de Desempenho podem ser feitas antes ou depois do Kick Off Meeting, dependendo da disponibilidade de tempo, mas a equipe deve estar munida de todas as orientações antes do Carnaval de 2024 que ocorrerá entre 10 e 13 de fevereiro.

A organização desse evento é normalmente responsabilidade do diretor de RH, com a participação das demais diretorias e aprovação do Presidente.

Por oportuno, lembro que reuniões de revisão e out-look devem ocorrer pelo menos a cada três meses (quarterly meetings), ajustando-se os planos ao andamento dos resultados.

Vicente Graceffi, consultor em desenvolvimento pessoal e organizacional. É um dos colunistas do RH Pra Você. O conteúdo dessa coluna representa a opinião do colunista. Foto: Divulgação.