Você já ouviu falar no método GTD®? Criada pelo consultor de produtividade David Allen, a ferramenta nada mais é do que uma solução desenvolvida para que cada indivíduo consiga ser mais produtivo em suas tarefas pessoais e profissionais. Para isso, a metodologia tem um ponto-chave: promover o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Ou seja, aumentar a produtividade, mas de forma assertiva e saudável.

É com esse método que a Call Daniel, empresa formada em 2009 com a missão de potencializar a produtividade de cada indivíduo, surgiu. A marca, que detém com exclusividade a aplicação do método GTD no Brasil, é também parceira global das soluções Blanchard®, uma das empresas mais renomadas no desenvolvimento de lideranças ao redor do mundo.

Movida pela busca por excelência, a Call Daniel já treinou mais de 30 mil profissionais no Brasil. Para entender um pouco mais sobre as metodologias aplicadas, conversamos com o Diretor Comercial da empresa, Sérgio Sartor. Confira o papo:

RH Pra Você: Sérgio, a Call Daniel é muito conhecida principalmente pelo método GTD (Getting Things Done). Quando o treinamento Blanchard passou a fazer parte da oferta de serviços de vocês?

Sartor: Até o começo de 2022, a Call Daniel era mais focada no método GTD, que era o nosso carro-chefe. Éramos uma empresa bem focada em produtividade, mas a partir de então trouxemos uma outra metodologia – que é um treinamento –, o Blanchard, focado na formação de líderes. O treinamento principal é o ‘SLII’, também conhecido como liderança situacional.

RPV: Qual é o principal público de vocês? E para quem o método GTD se destina?

Sartor: A Call Daniel atende empresas de todos os portes e segmentos, mas acaba por ter uma afinidade maior com organizações de médio e grande porte, como Basf e Raízen, Microsoft, Volvo, entre outras. Debaixo do ‘guarda-chuva’ da companhia o método GTD, ao mesmo tempo que é uma metodologia, um treinamento, ele é também um livro – ‘A Arte de Fazer Acontecer: O Método GTD’.

O método é pensado para pessoas que querem alcançar a alta performance. Ele é, por exemplo, para aquele profissional que tem muitas demandas em seu dia a dia, sejam elas projetos, reuniões, e-mails, etc. O método ensina a lidar com elas para que consigamos organizar e ter mais controle sobre a nossa rotina, além de termos um olhar mais estratégico. Se você não tem o controle das suas tarefas, é muito difícil ser um profissional capaz de pensar estrategicamente.

Muitas metodologias ensinam a separar prioridades para então o profissional se organizar. O GTD faz o caminho inverso, o que é um diferencial. O método é aclamado no mundo todo. Numa sociedade tão ocupada, o método GTD vem trazer ordem ao caos.

RPV: Quais são os principais diferenciais do método?

Sartor: Nossa mente foi feita para ter ideias, não para armazená-las. O autor, David Allen, fala que para você ser uma pessoa mais produtiva, não é preciso de ‘30 horas’ no dia. Há pessoas mais produtivas do que outras porque elas sabem lidar melhor com a sua mente, conseguem organizar melhor suas ideias e tarefas.

Se você começa a abrir muitas janelas em um computador, ele começa a ficar mais lento e pode travar. O mesmo ocorre com a nossa mente. Não dá para nos lembrarmos de tudo. Conforme a mente não dá conta, ficamos mais estressados e perdemos a nossa capacidade criativa. O GTD fala, então, em deixar a cabeça limpa, livre, para produzir e ter ideias. À medida que isso ocorre, trabalhamos os cinco passos do GTD.

RPV: Quais são esses passos?

Sartor: Eles são passos comportamentais. O método GTD sempre vai se adaptar ao estilo da pessoa. Há indivíduos que precisam de estímulos visuais, enquanto outros preferem um gravador de notas ou um caderno de anotações.

O primeiro passo é a captura. Você tem uma ideia? Isso precisa ser capturado. Se você teve uma ideia, abra um bloquinho de notas e anote-a. Está constantemente na rua? Tente mandar um e-mail para si mesmo ao ter um insight.

Porém, não basta somente capturar. Pode acontecer de uma pessoa ir para uma reunião, coletar todas as informações, mas ao virar a página e ir para outra reunião, não voltar mais para o que foi coletado na anterior.

O segundo passo, então, é o esclarecer, se questionar sobre tudo aquilo que está na sua ‘caixa de entrada’. O método tem algumas perguntas. Isso tem ação? Se sim e você pode fazer em menos de dois minutos, faça na hora. Se não, jogue fora. É possível delegar? O faça.

É importante, na sequência, organizar as informações, que é o passo seguinte. O GTD ensina, inclusive, a estruturar ferramentas como Trello, OneNote, que ajudam nesse processo.

O próximo passo é o refletir, que significa fazer uma revisão semanal e planejar a sua semana seguinte. Aqui estamos partindo para a ação. Nisso, começamos a montar o mapa do que vem pela frente. O GTD deixa claro que agenda é terreno sagrado, nela você coloca aquilo que realmente vai fazer. Tem data e hora? Precisa ir para a agenda. Inclusive o método ensina a se organizar para imprevistos. Por fim, vem o engajar, que é o fazer acontecer. Esses são os cinco passos para naturalizar as demandas.

Tudo o que foi falado sobre o método pode ser aplicado nas práticas do RH, que precisa ter uma boa gestão do seu tempo.

RPV: Como mensurar isso em números?

Sartor: Contratamos o ROI Institute, dos Estados Unidos, que são referências para falar de ROI (retorno sobre investimento, em português), para fazer uma análise de resultados.

Pegamos duas empresas aqui no Brasil, uma grande e uma familiar – ambas após o treinamento do GTD ser realizado –, e conseguimos extrair inúmeros dados. 45% dos participantes economizam de 30 a 45 minutos por dia. É uma informação muito interessante. 80% conseguem zerar suas caixas de entrada. 84% possuem uma lista de tarefas eficiente. O retorno é de 250% para cada real investido.

RPV: De que modo o GTD é ministrado?

Sartor: Há dois níveis. O primeiro é pensado justamente para dar controle na vida das pessoas. Chamamos ele de ‘fundamentos’. É um treinamento de 10 horas que apresenta os conceitos e ensina o profissional a organizar a sua vida. O treinamento é aplicado de acordo com as ferramentas que a empresa usa. Muitas empresas e profissionais conseguem ser tão efetivos no aprendizado deste nível que nem precisam ir ao próximo.

O segundo nível é chamado de ‘projetos e prioridades’. Uma vez que você sai de uma call, já sai com um olhar estratégico. Você começa a enxergar projetos no seu dia a dia. O aprendizado é para identificá-los, planejá-los e executá-los.

RPV: Entrando agora no treinamento Blanchard, quais são suas vertentes?

Sartor: A Blanchard é uma consultoria americana focada em liderança humanizada. É um trabalho conduzido para que o líder consiga ajudar os seus liderados a se desenvolverem, a serem mais produtivos e a terem mais autonomia. O SLII, que é a liderança situacional, resolve uma dor corporativa que é o turnover.

Uma liderança eficaz custa 7% das vendas anuais de uma empresa. Então, a proposta, mais focada no SLII do que na Blanchard como um todo, é a de uma metodologia que fala sobre todo o processo de aprendizagem por etapas.

Tudo começa no ‘B1’, referente à baixa competência para realizar um projeto, mas o empenho em querer fazê-lo – como a vontade para aprender a dirigir, motivada pela independência. No ‘B2’, existe uma competência ainda baixa, mas acontece um fenômeno curioso, que é a queda do empenho. Você começa a ter contato com aquela realidade e a motivação diminui por conta das dificuldades, que geram insegurança. Você começa a notar que dirigir não é fácil, pois há trocas de marcha, cuidado com a embreagem.

Depois, você se torna um ‘B3’, que é o momento em que a competência é média e alta e seu empenho é variado. Por último, o ‘B4’, no qual você tem alta competência e alto empenho.

RPV: E como esse processo envolve o líder?

Sartor: Quando o líder entra na jogada, ele precisa se comunicar adequadamente de acordo com o nível de desenvolvimento da pessoa. Se o seu colaborador é um B1, o nível de liderança deve ser mais próximo, presente, de ensinar como fazer. Se for B2, o estilo tem que ser o de orientar, de ser como um coach. E esse é um momento crucial, porque além de ensinar o líder também precisa motivar. É um comportamento de apoio. Em níveis mais avançados, o papel do líder é o de delegar.

Há um estudo que revela que somente 1% dos líderes utiliza os quatro estilos na hora de liderar. A Blanchard, a nível global, fez um estudo com 5 mil empresas e foram extraídas algumas informações relevantes, sendo essa uma delas. Não é muito comum ter um líder que ‘fale as quatro línguas’.

Esse é o coração do SLII. O treinamento envolve explorar cada um destes estilos. Antes de você realizar um feedback, por exemplo, você consegue fazer um diagnóstico para saber em que momento se encontra o colaborador.