Desde quando iniciei a minha jornada, criando uma escola de Oratória há exatos 36 anos, deparava-me com a complexidade, na época, ministrada pelo meu Mestre, Prof. Oswaldo Melantonio, sobre a estruturação do pensamento e da retórica.

A retórica clássica, baseada nos grandes pensadores filósofos, em especial Aristóteles tinha um método para se produzir a persuasão, subdividindo em 4 mecanismos que formam a sua estrutura, que são: Exórdio, Narração, Provas e Peroração.

O exórdio

Era o começo do discurso, que podia ser a apresentação do assunto ou de um problema, ou até mesmo, de um comentário sobre o qual se iria discorrer.

A narração

Era a fase da argumentação sobre o assunto que compõe a apresentação.

A apresentação das provas

Era o momento no qual se justificavam os pontos fortes e fracos, as evidências para dar a sustentação do que se pretendia dizer.

Por último, a peroração

O momento da conclusão e que pretendia garantir a clareza da compreensão sobre o que havia sido apresentado.

Confesso que era muito complicado, porque não era para qualquer tipo de assunto que se podia utilizar essa estrutura e, no meu entender, no mundo corporativo e para as pessoas que tinham problemas básicos de comunicação, tais como o medo de falar em público ou não sabiam como envolver as pessoas, nem mesmo estruturar suas ideias, essa fórmula não era a mais apropriada.

Assim, com o passar do tempo e sempre intrigado com essa metodologia, que na época era apresentada, resolvi criar uma fórmula simples que pudesse ser utilizada em qualquer contexto, desde uma reunião, uma venda, uma negociação, uma aula, uma palestra ou uma sustentação oral em um júri. Acreditava que poderia fazer isso, porque percebia também a dificuldade dos alunos em utilizarem esse sistema no seu dia a dia.

Fui criando sistemas simples, tais como:

– Toda apresentação tem um começo, um meio e um fim e preocupava-me em inventar algumas formas simples para iniciar, para o conteúdo e a conclusão.

– Utilização de ilustrações, porque entendia que uma metáfora ou um exemplo era um bom argumento para, por analogia ou comparação, facilitar a compreensão do que estava sendo apresentado.

– Recursos visuais simples, porque sempre entendi que um recurso visual é um apoio do apresentador e não o apresentador um apoio do recurso.

– Um bom planejamento sobre qual era o tipo de apresentação, que poderia ser apenas uma simples homenagem a alguém, um discurso de agradecimento, a abertura de um treinamento, uma apresentação de uma conclusão em um julgamento ou a apresentação de um produto ou de um serviço.

– Qual era o objetivo da apresentação? Via muitas apresentações e nem sempre era claro o que o apresentador queria, faltando clareza de sua pretensão. Percebi a importância de deixar evidente dois aspectos: o tipo de apresentação, se era informativa ou motivacional e a clareza do que esperava que as pessoas fizessem.

Trabalhei vários anos, antes de montar a minha escola em empresas e minha atuação era na área de Cargos e Salários e, em função da minha atuação, tinham que conhecer “in loco” todos os ambientes da empresa e como eu trabalhei em indústrias, como a Zanini, Philco Rádio e Televisão, havia linhas de montagem, nas quais o produto começava a ser montado em uma base e em cada posto de serviço eram incluídas novas peças e, no final da linha de montagem, o produto estava pronto para ser testado e embalado.

A linha de montagem foi a inspiração para eu criar um sistema para a preparação e roteirização de uma apresentação, na qual, qualquer apresentação poderia ser “montada”.

Assim nasceu um método para a preparação de uma apresentação, que inseri no meu livro “Quem Não Comunica Não Lidera”, publicado pela Editora Atlas que irei compartilhar agora com você de maneira sucinta:

Planejamento

• Tema: é o “mapa da mina” do projeto e deve acompanhá-lo do princípio ao fim. Como o próprio nome indica, é o assunto que será abordado na apresentação.
• Propósito ou finalidade: é o motivo da apresentação. Tanto o estilo da apresentação como os recursos para desenvolvê-la dependem dessa etapa. Os principais objetivos de apresentação são: Informativa, Persuasiva, Motivacional, Entretenimento, Cortesia ou Mista.
• Público-alvo: quando você conhece o perfil do público, terá mais facilidade de estabelecer uma linguagem em comum. Procure levantar o máximo possível de informações sobre os participantes que estarão presentes: faixa etária, sexo, nível de formação etc. Também é importante saber o número de pessoas.
• Tempo: é um dos itens mais importantes tanto para o projeto como para a exposição. O tempo estabelecido deve ser rigorosamente seguido, pois demonstra respeito à audiência.
• Ambiente: com base no número de participantes e tema escolhido, deve-se indicar o tamanho da sala, o tipo de composição e a distribuição de lugares mais adequados à apresentação – auditório, banquete, em “U”, entre outros. Por exemplo, no caso de o objetivo ser uma discussão com os presentes, a formatação ideal é a que permite o contato face a face, como em uma reunião.
• Recursos audiovisuais: Se resolver utilizar recursos audiovisuais, como Power Point ou Prezi, é importante que sejam simples e objetivos, bem-feitos, sem erros de gramática, afinal é a extensão da sua apresentação.

Roteiro

Vencida a etapa do planejamento, é a hora e a vez do roteiro da apresentação. Devem ser consideradas as definições estabelecidas na etapa anterior – tema, propósito, público-alvo, ambiente, recursos audiovisuais. Com esses conceitos bem claros, pode-se começar a montagem do roteiro:

• Objetivo: imagine que irá colocar em uma capa de revista ou na manchete de um jornal uma síntese do objetivo da sua apresentação. Uma boa tática é resumi-lo como se fosse uma mensagem, utilizando uma linha ou duas no máximo.
• Desenvolvimento do conteúdo: todo o roteiro deve ser elaborado com palavras-chave relacionadas à sequência das ideias. Há várias maneiras de se abordar um tema e desenvolvê-lo, por exemplo, por meio de perguntas e respostas, Brainstorming, Linha do Tempo, Tese, Antítese e Síntese.
• Seleção de ilustrações: em uma apresentação, as imagens são empregadas para reforçar a informação, facilitar a sua compreensão e, quando necessário, comprovar ou refutar argumentos visualmente (gráficos comparativos de desempenho, por exemplo).
• Para iniciar a apresentação: comece cumprimentando as pessoas e apresentando-se. Em seguida, introduza o assunto podendo iniciar do seguinte modo: Apresentar o tema, iniciar com uma pergunta, usar uma citação ou contar uma breve história
• Para desenvolver a apresentação: o conteúdo deve ter uma sequência lógica e sugiro que você dívida a apresentação em partes, mantendo uma ligação entre elas de forma lógica e de fácil compreensão.
• Para concluir a apresentação: a conclusão é tão marcante quanto o início da apresentação. Cuide bem dela. Faça um breve resumo dos pontos principais da apresentação e dê uma conclusão. Para isso, você poderá agradecer a atenção das pessoas, colocando-se à disposição para eventuais perguntas, usar uma breve citação que sintetize a ideia central da apresentação ou dar um exemplo ou sinalize como será no futuro quando os objetivos da apresentação forem alcançados.
• Preparando-se para perguntas: Faça uma relação das perguntas mais prováveis que poderão ser feitas. Estude cuidadosamente as respostas, para que sejam precisas e claras, corretas e objetivas e estrategicamente adequadas.
• Ensaio geral: somente o treino e a prática garantirão sua naturalidade e tranquilidade na apresentação. Ensaie muitas vezes, como se estivesse discursando diante do público. Se tiver uma câmera, grave a sua apresentação e veja como se saiu. Corrija o que for preciso. Grave novamente até ficar satisfeito. No ensaio, use os recursos audiovisuais para verificar se tem domínio e controle sobre eles.

Com essa sequência, ou seja, com essa linha de montagem, você poderá criar qualquer apresentação, adaptando aqui, modificando lá, focando mais a sua apresentação em histórias ou em dados estatísticos, utilizando imagens, vídeos ou cenas de filmes e usando o seu próprio estilo, dando a sua personalidade e transmitindo da melhor forma as suas mensagens.

Reinaldo Passadori, Professor de Oratória e Escritor, Mentor, fundador e CEO da Passadori Comunicação, Liderança e Negociação. Adaptação do seu livro ‘Quem Não Comunica Não Lidera’ – Ed. Passadori. É um dos colunista do RH Pra Você. O conteúdo dessa coluna representa a opinião do colunista. Foto: Divulgação.