Como planejar a comunicação interna de uma empresa/franquia com poucos funcionários?! Uma cultura horizontal inspira os colaboradores a compartilharem as suas ideias em prol da rede.

A comunicação é um dos pilares mais importantes para o funcionamento de uma empresa. É a partir dela que a equipe se torna mais engajada e segue motivada por um objetivo comum, pois assim compreende a missão, visão e valores da organização. A pesquisa de Tendências em Comunicação Interna, apontou que 88% dos CEOs entrevistados afirmaram que valorizam a comunicação interna.

Seja dentro de uma organização ou de uma rede de franchising, a comunicação precisa estar alinhada com todos os integrantes, pois só assim é possível alcançar os resultados esperados. De fato, cada pessoa tem uma função específica, sendo essencial que todos entendam o seu papel para juntos contribuírem para o sucesso da empresa.

Mesmo em uma pequena empresa, é preciso estipular um padrão de comunicação. Embora a maioria de seus CEO’s pensem que, por ter poucos funcionários, a comunicação sempre será clara e efetiva, não se atentam para a necessidade da criação de um fluxo de informações; concepção que na maioria das vezes é errônea, uma vez que os funcionários precisam saber claramente quais são as suas funções, obrigações e ter de fácil acesso os comunicados internos.

Com o passar do tempo, a comunicação foi se tornando cada vez mais flexível dentro dos ambientes corporativos. Antes, a centralização no topo da hierarquia tinha a voz para tomar a decisão, cultura conhecida como vertical.

Hoje, muitas empresas priorizam a cultura horizontal, em que a comunicação e tomada de decisões são compartilhadas desde a cúpula da empresa até a base operacional. 

Para o funcionamento da empresa é necessário que os três principais tipos de comunicação estejam alinhados, sendo a comunicação mercadológica utilizada para divulgação do produto, e estimular o desejo no consumidor, a comunicação institucional,  responsável por transmitir a personalidade da empresa e seus valores e também a comunicação interna.

A comunicação interna é utilizada para alinhar os objetivos da empresa com os funcionários e assim chegar ao resultado esperado. É fundamental para evitar interferência ao demandar uma tarefa ou ao transmitir um novo conceito operacional ou estratégico.

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Para isso, é necessário um planejamento eficaz e contar com ferramentas que sirvam de apoio ao comunicar de forma rápida, a fim de manter o fluxo de informações acessível a todos.  Ferramentas como: Intranet, E-mails, Newsletters, WhatsApp e Murais são extremamente importantes para compartilhar informações dentro da empresa.

Além disso, é importante realizar reuniões com toda a equipe, semanal ou mensalmente para alinhamento de objetivos e resultados esperados. 

A exemplo de uma comunicação interna eficiente, separei quatro dicas que utilizo para administrar a franquia Minds Barcarena- PA, que tem 8 funcionários, e utiliza o WhatsApp como a principal ferramenta.

1. Ter um Plano de comunicação: bem estruturado, pois, é através dele que conseguirá ter claro o principal objetivo do negócio e transmiti-lo para os seus funcionários;
2. Ter uma comunicação humanizada: é primordial, pois estamos lidando com pessoas e cada uma possui suas particularidades; então, é preciso dar abertura para que o funcionário converse e expresse os seus pontos de vista;
3. Automatizar processos: para evitar que se perca muito tempo realizando o trabalho. Saber confiar na equipe e delegar tarefas faz a diferença, pois, como administrador, não é possível fazer tudo ao mesmo tempo, mas tendo uma equipe eficiente e de confiança, o trabalho será bem feito;
4. Seguir o manual do franqueador: pois nele há ensinamentos de como gerir a equipe, quais são as melhores estratégias, a média de funcionários necessários de acordo com cada departamento e muito mais.

Empresas que estão alinhadas com os funcionários transmitem essa segurança para os seus clientes, e se tornam empresas de sucesso!

Por Anderson Miranda Teodoro, Diretor e Franqueado da Minds idiomas.

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Capa: Depositphotos