“Eu não tive tempo então eu te trouxe a versão mais longa”, é uma frase muito conhecida no meio corporativo que reflete de alguma forma o que vivemos no nosso dia a dia no meio as muitas informações que estamos expostos. Quantos de vocês já entraram numa reunião que poderia ter sido um e-mail? Quantos de vocês já estiveram em apresentações chatas de colegas onde você perde o interesse depois de 5 minutos escutando? 

Aprimorar a comunicação é essencial para aumentar a produtividade no trabalho, economiza tempo, evita mal-entendidos e ajuda a alcançar resultados positivos. Isso é precisamente o que os jornalistas Roy Schwartz, Mike Allen e  Jim VandeHei intentam ensinar a todos os seus leitores no livro “brevidade inteligente”, uma forma diferente de pensar sobre produção, compartilhamento e consumo de informações em nosso mundo digital e barulhento. 

Nele, você vai aprender a apresentar as informações mais relevantes indo direto ao ponto, sem enrolação – mas com o apelo necessário para captar a atenção e a curiosidade de seu leitor ou da pessoa que está escutando.

Mas porque isso é importante?

Em meio ao excesso de informações, ser sucinto nunca foi tão importante, especialmente para líderes com a missão de engajar times em torno de um propósito.

A maioria das pessoas pensam primeiro o que quer dizer e depois dilui o raciocínio poluindo com discurso adornados e longos. Fazendo um exercício prático, pense em como você quer consumir informações ou explicar algo interessante quando se senta para explicar algo com uma cerveja num bar ou conversa com um amigo num café.

As pessoas sempre querem saber algo novo, revelador e emocionante e querem que você coloque isso em contexto e explique porque isso é importante. 

Porque sempre fazemos o contrário? geralmente somos enroladores e egocêntricos. Pense nesta filosofia proposta pelos autores como uma forma de “camisa de força” para aprisionar seus piores instintos ou hábitos de comunicação, como um modo de limpar e reorganizar seu pensamento e depois expressa-lo com potência. Com a brevidade inteligente, você não terá que começar do zero toda vez que quiser dizer algo.

Em vez disso, terá uma estrutura replicável que fará com que você pareça a pessoa mais inteligente e organizada no recinto.

Como você pode aproveitar essa filosofia? 

Brevidade inteligente é sobre ser obvio, produtivo, não escrever demais e é bem simples do que parece: 

• Adapte-se a maneira como as pessoas consomem conteúdo, não como você gostaria que elas consumissem.
• Aprenda a usar palavras fortes que gerem impacto.
• Identifique e sintetize sua ideia principal.  

Para fazer isso na prática, temos de introduzir dentro das suas rotinas de comunicação quatro pilares, todos fáceis de aprender. Eles não se aplicam a todas as circunstâncias, mas vão ajudar você a começar a se concentrar nas mudanças necessárias ter uma base: 

1. Faça uma provocação potente.

Seja uma postagem nas redes sociais, uma manchete ou o campo de assunto do e -mail, você precisa de cerca de seis palavras fortes para capturar a atenção de quem está lendo.

2. Uma primeira frase forte ou lead.

 A frase inicial deve ser memorável, algo que o leitor não saiba, gostaria de saber ou deveria saber. Deixe essa frase a mais direta, curta e clara possível.

3. Contexto ou por que isso é importante?
Conversando com os CEOs da Fortune 500, os jornalistas perceberam que todo mundo sabe muito sobre poucas coisas. Temos vergonha ou medo de perguntar, mas quase sempre precisamos que a outra pessoa explique porque seu novo fato, ideia ou raciocínio é relevante.

4. A opção por saber mais ou ir mais fundo.

Não obrigue ninguém a ler ou ouvir mais do que quer. Deixe que a pessoa decida se deseja aprofundar no assunto. Se ela optar pelo sim, o que vier a seguir deve mesmo valer a pena.

5. Agora tente fazer tudo isso caber na tela do celular, sem necessidade de rolagem, independentemente do modelo do aparelho.

E voilà! Brevidade inteligente.

Leitores e ouvintes querem comunicações simples e concisas, no final a comunicação é a chave para qualquer relacionamento sadio e nos negócios não é diferente. Se você seguir de forma consciente as premissas do livro, você com certeza será capaz de se comunicar com autoridade e causar impacto.  

Quando puder de uma olhada lá, e espero que todos os truques e ferramentas desse livro ajudem você a romper o ruido, se comunicar com confiança renovada e voltar a ser ouvido.

Lembre-se para uma compreensão máxima, menos é sempre mais.  

Por Karen Julliet Cartagena Rodriguez. Com experiência em indústrias de base, Karen Rodriguez passou por grandes empresas como o grupo Votorantim, Nissan Motors Corporation e o setor de energia na ISA CTEEP e RAIZEN na área de RH. A profissional possui experiências nas áreas de gestão de talentos, recursos humanos, clima e cultura, experiência do colaborador, aprendizagem, aquisição de talentos, HRBP e diversidade no ambiente de trabalho.

Ouça o episódio 144 do RH Pra Você Cast “Essa reunião poderia ter sido um e-mail”: como aumentar a produtividade?“. “Não sei se estou vivendo ou apenas participando de reuniões”. O universo de “memes” sobre a quantidade de reuniões nas empresas é vasto, mas isso porque a realidade, muitas vezes, pode ser exatamente essa. Um estudo realizado pela Universidade da Carolina do Norte, nos Estados Unidos, revelou que reuniões desnecessárias custam mais de R$ 500 milhões por ano às empresas. Além disso, 70% dos entrevistados declararam fazer outras atividades durantes as reuniões (online). Em um cenário de modelos diversos de trabalho, há, de fato, uma maneira de tornar as reuniões mais estratégicas e produtivas? Quando uma reunião é realmente necessária? Qual foi a “herança” da pandemia nesse universo? Conversamos sobre tudo isso com David Braga, CEO, board advisor e headhunter da Prime Talent e professor convidado pela Fundação Dom Cabral. Confira o papo clicando no app abaixo:

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Capa: Depositphotos