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Como fazer o onboarding da sua empresa ser referência

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Você já parou para pensar o que faz uma empresa ser o sonho na carreira de tantas pessoas? Caso não tenha refletido sobre isso nos últimos tempos, sugiro começar a prestar atenção ao assunto, pois é cada vez mais comum vermos pessoas admirando e desejando trabalhar em empresas que construíram um nome no mercado - não só pelo valor que entregam aos seus consumidores, mas também por se preocuparem com a trajetória dos seus colaboradores.

Cada vez mais empresas têm olhado para o seu time de forma mais apreciativa, pois sabem os desafios de não só contratar bons profissionais, mas também retê-los ao longo do tempo. Uma pesquisa chamada "Millennial Careers: 2020 Vision", feita pela ManpowerGroup, líder mundial em soluções inovadoras que conectam pessoas a negócios, foi constatado não só que a geração Y - ou geração milênio, os que nasceram entre 1980 e 1990 - será uma força de trabalho com maior representatividade no mercado em 2020, como também os fatores que esse perfil valoriza profissionalmente para considerar o local uma boa empresa para trabalhar.

Por isso é tão importante aproveitar todas as oportunidades para encantar a pessoa candidata nos mínimos detalhes e mostrar um pouco de como será o dia a dia dela na empresa, caso seja aprovada, ao longo de todo o processo seletivo. Mais importante ainda é não parar por aí: o processo de encantamento deve continuar no onboarding, afinal, a prova real acontece mesmo nos primeiros dias na empresa, quando a pessoa contratada saberá se toda a expectativa construída até aquele momento está ou não sendo atendida.

Podemos dizer que o onboarding nada mais é do que as boas-vindas da empresa aos novos colaboradores. Ele tem como objetivo acolher, integrar, ambientar e aculturar. Acolher o indivíduo e toda a bagagem e experiência que vem com ele, ambientá-lo ao novo contexto de negócio que está inserido, integrá-lo ao seu time e à função que irá desempenhar, tudo isso acompanhado da vivência dos valores e da cultura da empresa na prática, tendo as pessoas como referência e modelo a ser seguido.

No Olist, canal de vendas inovador que ajuda quem quer vender a encontrar quem quer comprar, o onboarding de novos olisters - como são chamados os colaboradores - é considerado uma das principais ferramentas de aculturamento, performance e retenção de médio e longo prazo. Esse projeto surgiu para atender ao crescimento acelerado do time.

Olhar com mais carinho para a porta de entrada de novas pessoas faria com que a cultura da empresa continuasse viva e sólida, sem se perder diante da entrada de tanta gente nova em um curto espaço de tempo. Hoje o onboarding de novos colaboradores da startup é referência no mercado, por isso, confira abaixo três dicas fundamentais para você proporcionar uma experiência incrível para os seus colaboradores e retê-los por mais tempo na sua empresa:

• Comece de dentro para fora

Você sabe o que os seus colaboradores mais valorizam na empresa hoje? Para seu onboarding ser referência, sua empresa tem que ser referência primeiro para quem já trabalha nela. Por isso, converse com o seu time e entenda o que fez as pessoas entrarem na sua empresa e o que faz elas permanecerem nela, pois uma organização de destaque depende muito mais das percepções internas do que externas.

• Desenhe uma jornada

Pense em tudo aquilo que é muito importante a pessoa saber sobre a empresa que ela está começando e que faria ela se adaptar mais rápido à nova rotina e já começar a entregar resultados. Liste todos esses tópicos e comece a desenhar uma jornada, um caminho de aprendizagem que essa pessoa tem que trilhar para compreender a empresa de modo geral e como a sua função contribui para isso.

• Feito é melhor do que perfeito

Não espere ter tudo pronto para começar algo. Ideia boa é ideia compartilhada e colocada em prática. Comece pequeno, com o tempo e recursos que você tem disponível, aprenda rápido, melhore e escale. Além disso, tenha sempre uma escuta ativa e genuína, pois é sempre possível melhorar e, quando isso é feito por várias mãos, a chance de se tornar algo incrível é ainda maior.

Modelo Prático de Onboarding

É importante ressaltar que não existe uma receita de bolo dizendo o tempo mínimo ou máximo que um onboarding deve durar, nem quais conteúdos deve ter, pois isso varia de acordo com o momento da sua empresa. De toda forma, é fundamental que a liderança da empresa apoie essa iniciativa, pois ela vai gerar muitos resultados a médio e longo prazo.

O modelo de onboarding atual do Olist, por exemplo, tem duração de dois dias e meio, sendo 100% remoto - estamos trabalhando em home office desde março de 2020. Com a mudança de cenário decorrente da pandemia, conseguimos adaptar cerca de 90% das práticas do onboarding presencial, que tinha duração de 3 dias, para o modelo online e estamos evoluindo sua estrutura a cada nova turma.

O onboarding começa com o envio de um e-mail com toda a programação dos primeiros dias e um kit com os equipamentos de trabalho, camiseta da empresa, ecobag, adesivos e uma carta de boas-vindas escrita pela liderança direta - o kit é enviado via correio dias antes do início do trabalho.

No primeiro dia, os novos colaboradores são recepcionados com um papo de boas-vindas do CEO, seguido de uma dinâmica quebra-gelo para que a turma de onboarding se conheça e comece a baixar a adrenalina e a ansiedade do primeiro dia de trabalho. Após isso, falamos sobre o contexto de mercado que a empresa está inserida, para que todas as pessoas tenham o mesmo nível de conhecimento, já que grande parte vem de experiências em setores diferentes. Depois, apresentamos nossa história, nossos pilares de valores e cultura, além de ensinarmos os novos olisters a explicarem aos seus familiares o que somos e o que fazemos assim que seu primeiro dia de trabalho acabar.

Também temos momentos bem práticos ao longo desses dois dias e meio, que chamamos de "mão na massa". Os novos colaboradores têm a oportunidade de mexer em nosso produto e ter a mesma experiência que um lojista tem conosco. Além disso, eles conhecem todas as áreas de trabalho da empresa e qual o objetivo principal de cada uma. Sem dúvidas, essas experiências geram mais empatia na entrega de sucesso diária aos nossos clientes.

Esse processo, também chamado no Olist de onboarding institucional, é o que entendemos como base necessária para que o novo colaborador dê o próximo passo, iniciando o que chamamos de onboarding funcional, ou seja, agora ele está pronto para entender melhor sua área e sua função na prática e assim contribuir com o propósito da empresa.

Como fechamento e celebração da conclusão dessa primeira etapa, fazemos um bate-papo descontraído e sincero com a turma, para que os novos colaboradores possam comentar se a estrutura programada atendeu às expectativas, o que aprenderam e também o que podemos melhorar para receber os futuros olisters do time. Depois, eles ainda fazem uma avaliação anônima atribuindo uma nota ao onboarding e podendo deixar comentários e sugestões de melhoria. Tudo isso é feito com muita energia e acolhimento, para que os novos olisters sintam-se muito bem recebidos, mesmo com os desafios de distanciamento social e sem conhecer o seu time fisicamente.

Em resumo, esta estrutura pode ser um bom modelo para você iniciar o onboarding da sua empresa:

  • Boas-vindas com CEO;
  • Dinâmica quebra-gelo;
  • Cenário em que a empresa está inserida;
  • História da empresa, missão, visão e valores;
  • Cultura da empresa, políticas e programas internos;
  • Mão na massa - vivendo a experiência de um cliente da empresa;
  • Apresentação de todas as áreas da empresa;
  • Fechamento.

Como diria Mário Sérgio Cortella no livro "Qual é a sua obra", "A inteligência está em ter dúvidas e não em não tê-las". São as dúvidas ao longo da nossa trajetória que nos fazem ir além. Desperte a dúvida em seus novos colaboradores e mostre a eles um oceano de possibilidades a ser explorado. As novas gerações querem gerar impacto e serem impactadas. Portanto, impacte seu time e faça com que eles impactem seus clientes. Um onboarding de sucesso é um passo importante para o sucesso da sua empresa.

E lembre-se: faça o seu melhor sempre!

Por Bianca Paraguassu (capa), Coordenadora de Clima e Cultura no Olist

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