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Onboarding e Coronavírus: como as empresas adaptaram seus processos?

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É mais do que claro que a pandemia do novo coronavírus mudou a rotina das organizações, incluindo seus processos e estratégias. Se de um lado o impacto na economia fez com que muitas delas sentissem o baque em seus processos seletivos e na abertura de novas posições de trabalho, outras conseguiram manter seu ritmo de contratação em meio ao cenário atual.

Boas-vindas, integração com o time e com a liderança, ambientação com a cultura da empresa e com as funções desempenhadas. Tudo isso continua, mas, claro, com mudanças – ou seja, a distância. As empresas criaram, algumas delas pela primeira vez, um processo de onboarding 100% online.

No início de abril, o Nubank deu boas-vindas a 78 nuvinhos e nuvinhas (como chama carinhosamente os recém-contratados). Detalhe: todos eles espalhados em cinco estados brasileiros e em outros países – como Argentina e México.

De acordo com Deborah Abi-Saber, líder do time de Learning & Development do Nubank, em texto publicado no blog da empresa, um fator inegociável em tudo que fazem é a experiência. “Queremos que cada pessoa seja surpreendida toda vez que interage com a gente – seja um cliente ou Nubanker, apelido de todo mundo que trabalha aqui. Faz parte da nossa cultura de encantar”.

Começaram, então, a estudar como entregar essa experiência a distância. “Foi aí que lembramos dos mimos que enviamos para os clientes, os famosos Wow, e decidimos fazer algo parecido. Adaptamos o kit de boas-vindas e, além de mimos como camiseta e caneca, incluímos tudo o que a pessoa precisa para trabalhar de casa (como computador e adaptadores); fizemos um passo a passo de como ela poderia configurar a máquina sozinha. Testamos tudo – da entrega à sensação de abrir a caixa – e partimos para o maior desafio: entregar as caixas em diversos lugares do Brasil (neste momento, por causa da pandemia, só para eles). Cada caixa entregue era uma comemoração”.

                                                                 Reprodução/Blog Nubank

Então, chegou o dia do onboarding. Para Deborah, algo muito importante ao fazer qualquer reunião remota, em especial de boas-vindas, é considerar o fuso-horário local de todos os participantes. Assim, encontraram um horário bom para que todos, independentemente do país, estivessem juntos.

“Começamos com um vídeo da nossa Chief People Officer, Renee Mauldin, dando as boas-vindas e explicando por que estamos trabalhando de casa. Fizemos algumas atividades interativas usando ferramentas como o Menti; apresentamos nossos objetivos, propósito, valores e estrutura organizacional; mostramos as ferramentas que usamos no dia a dia; contamos sobre nossos produtos e finalizamos com perguntas”.

Além de organizar a recepção geral, a empresa manteve no radar a garantia de que os onboardings específicos das áreas acontecessem a distância. “Garantir que os gestores façam com que as pessoas se sintam acolhidas é algo ainda mais essencial no momento como o que estamos vivendo. Ou seja, apresentar ao time, explicar tudo o que for necessário, organizar momentos de integração, manter o canal de comunicação sempre aberto, conversar, conversar, conversar”.

Outra companhia que abraçou o onboarding remoto foi o banco digital BS2, no dia 1º de abril, com a entrada de 35 novos colaboradores. A empresa já utilizava algumas ferramentas digitais nos processos seletivos, como entrevistas por videoconferências, entrevistas gravadas e aplicação de ferramentas de assessment online, mas anunciou que, no próximo mês, inaugurará uma plataforma de seleção totalmente remota.

“A implantação da plataforma de seleção e o onboarding digital já era um projeto que vínhamos desenvolvendo aos poucos no BS2. Com a chegada do Covid-19 e o início do isolamento social, antecipamos a conclusão desse projeto, dessa forma, pudemos continuar com a condução dos nossos processos seletivos, mantendo a qualidade dos trabalhos, sem pôr em risco candidatos e funcionários. Foi o momento ideal para priorizarmos a mudança”, destaca Renata Pentagna Guimarães, Vice-Presidente Executiva do BS2 e responsável pela área de Pessoas & Cultura.

Com a nova plataforma de seleção, o candidato poderá interagir com o banco em até três idiomas e permitirá a divulgação das oportunidades em redes sociais tais como: LinkedIn, Facebook, Twitter, dentre outras; e será aplicada Inteligência Artificial na busca de aderência do perfil dos candidatos às competências da vaga.

“Além da necessidade de sermos criativos em tudo isso, é muito importante manter a humanização nos contatos e buscar oferecer o melhor ambiente para o início das atividades do novo funcionário, apesar dos obstáculos do cenário atual. Criar o pertencimento é a nossa intenção”, destaca Renata.

Pela primeira vez, a Via Varejo conduziu as boas-vindas aos 21 novos colaboradores de forma totalmente online. A companhia criou um processo online com, aproximadamente, duas horas de duração em que mostrou um panorama de sua cultura empresarial e apresentações ao vivo com possibilidade de interação dos participantes.

De acordo com Rosi Purceti Balabran, Diretora de Pessoas & Performance da Via Varejo, o onboarding foi pensado a partir de quatro pilares principais. O primeiro deles é a promoção do encantamento do novo colaborador – gerando uma experiência positiva em sua admissão por meio do acolhimento, mesmo que digital, entendendo o propósito da organização e garantindo o alinhamento com a estratégia.

                                                      Divulgação/ Via Varejo

Além disso, foi abordado a história da Via Varejo e suas marcas; seus mantras e o conceito de adaptação acelerada. “Precisamos que as pessoas aprendam e tenham a informação necessária para cada momento dentro da empresa. Por isso recomendamos que todos tenham agendas prévias com seus principais colegas de trabalho, mesmo que sejam de outras áreas dentro da Via Varejo”. 

Dentro do viés prático, a empresa disponibilizou os acessos e os notebooks para o primeiro dia do colaborador, entrega dos documentos da admissão digitalizados, utilização de ferramentas adequadas para realização das atividades, orientações aos gestores sobre como e quando receber os novos profissionais – bem como garantir uma agenda de onboarding via home office. Todas as iniciativas foram conduzidas pela área de P&P (Pessoas & Performance) com a participação das equipes de Business Partner e Educação Corporativa, com o apoio e suporte do time de Tecnologia.

“A iniciativa tem sido bastante positiva. Internamente já adotamos outros processos de aprendizagem e desenvolvimento de forma online através de nossa UVV (Universidade Via Varejo), bastante valorizado e importante no ciclo de nosso colaborador. Estamos continuamente avaliando as oportunidades para melhorá-lo e oferecermos o melhor programa de chegada aos novos integrantes. Certamente o período acelerou esse processo e está trazendo uma nova oportunidade de acelerar os aprendizados e queremos que, cada vez mais, os processos digitais ganhem espaço e velocidade na curva de aprendizagem de nossos colaboradores. Acreditamos que ele veio para ficar".

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