QUAIS DESPESAS AS EMPRESAS PRECISAM FICAR ATENTAS COM A RETOMADA DOS ESCRITÓRIOS FÍSICOS

Com o avanço da vacinação, a volta dos funcionários para os seus locais de trabalho está sendo discutida pelos líderes e gestores de diversas companhias. Segundo dados do IBGE, o brasileiro já está retornando ao escritório. Cerca de 800 mil pessoas voltaram a trabalhar de forma presencial com a flexibilização em alguns estados. Uma pesquisa feita pela KPGM, com 1.124 empresários, também mostra essa evolução. De acordo com o estudo, os entrevistados acreditam que a volta ao trabalho totalmente presencial vai ocorrer ainda em 2021.

Diante desse cenário, é preciso entender quais despesas as empresas devem se preocupar neste momento, para que haja um preparo antecipado, evitando fraudes e qualquer tipo de gargalo financeiro no dia a dia. A primeira preocupação são as despesas de manutenção do escritório. Isso porque, além daquelas convencionais, os gastos que necessitam de reembolso precisarão estar na mira dos gestores financeiros, principalmente de corporações que possuem times externos.

Com a volta à normalidade (pré-pandemia), os deslocamentos também tendem a aumentar e com isso o processo de prestação de contas dos colaboradores deve funcionar corretamente para conseguir ter esse controle. É importante ressaltar, ainda, que ela é fundamental para a gestão de despesas e não pode ser negligenciada, independente de a empresa ser adepta ao reembolso, adiantamento ou cartão corporativo.

Com os deslocamentos das equipes, as despesas por km rodado também precisam ser controladas. É preferível que os gestores contem com soluções que utilizem a marcação por GPS e realizem o cálculo do valor da despesa automaticamente, levando em consideração a política de reembolso de quilometragem da empresa. Outro ponto importante a ser comentado é que, com a volta da economia à normalidade (no nível pré-pandemia), é possível esperar um aumento nos valores de locações de imóveis, principalmente comerciais.

Em setembro do ano passado, o aluguel na cidade do Rio de Janeiro já havia tido um acréscimo nos valores. A forte alta do IGPM, que ficou em 37,04% acumulado em 12 meses, reforça essa previsão. Também em São Paulo, só no primeiro trimestre deste ano, o nível de demanda por aluguel de locais físicos já alcançou 83% do patamar pré-covid.

Dessa forma, os líderes vão precisar colocar na balança os custos da manutenção de um escritório contra os gastos que terão com um possível sistema de teletrabalho ou o uso de coworking antes de procurar um novo local. Afinal, apesar de o modelo de trabalho remoto passar a impressão de que é mais econômico para as empresas, é preciso fazer as contas, pois a manutenção do espaço, ainda assim, possui um custo.

Diferente do trabalho convencional, o remoto faz com que a companhia consiga economizar com as contas fixas de aluguel, vale transporte, e com algumas variáveis como a conta de luz, internet e água do escritório. Mas, em contrapartida, é preciso considerar alguns outros gastos que aparecem no sistema home office, que inclui as despesas extraordinárias com internet e energia dos colaboradores e os custos com a estrutura, como fornecimento de notebook, headset, cadeira e outros equipamentos.

Diante desses insights, é possível afirmar que tudo isso precisa ser muito bem controlado para não representar um gargalo financeiro para a companhia. Para isso, é fundamental contar com um processo de prestação de contas de funcionários bem planejado e eficiente, pautado nas políticas de despesas, que não deixe brechas para ocorrências de irregularidades e até mesmo fraudes.

Atenção para as despesas na retomada dos escritórios físicos
Por Thiago Campaz, CEO e co-fundador do VExpenses. Trabalhou por 6 anos assessorando grandes empresas do agronegócio na otimização de suas estruturas de capital, em processos de estruturação de dívida, acesso a mercado de capitais e fusões. Participou da captação de mais de R$ 1bi em financiamentos.