Como a assinatura eletrônica e biometria certificam no ASO e em outros processos de SST. A transformação digital nas empresas é um processo de longo prazo e praticamente irreversível. Com a virtualização cada vez maior da vida cotidiana, diversos processos que anteriormente exigiam um grande volume de papel, foram digitalizados.
Isso também aconteceu em alguns processos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), como a assinatura eletrônica para o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).
O primeiro passo para se adequar à novidade é obter um certificado digital junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Esse documento de identidade virtual pode ser solicitado para um pessoa física ou jurídica, e é o caminho para realizar a assinatura digital, usada para validar transações por meios eletrônicos.
A portaria considera válida a certificação digital, desde que esteja nos padrões do ICP-Brasil. Os documentos de SST que aceitam a assinatura digital incluem o:
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
- Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT);
- Programa de Proteção Respiratória (PPR);
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural (PGSSMTR);
- Análise Ergonômica do Trabalho (AET);
- Plano de Proteção Radiológica (PRR);
- Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
- certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
- laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
- além de documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
Diversas empresas já iniciaram a digitalização de muitos processos, mas ainda existem outras que encontram-se atrasadas nessa mudança. Porém, existe um prazo definido para que elas se adequem, estabelecido na Portaria nº 211, de 11 de abril de 2019. Segundo o artigo 3º, a forma de assinatura, guarda e apresentação de documentos prevista no art. 1º é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos prazos contados da vigência da Portaria:
I – 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais (abril de 2024);
II – 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte (abril de 2022);
III – 2 (dois) anos, para as demais empresas (abril de 2021).
Excepcionalmente, poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.
No caso do eSocial, existem três importantes eventos de SST que devem ser enviados ao programa: S-2210 (CAT), S-2220 (ASO) e S-2240.
O ASO é um dos principais documentos da área de SST. Ele traz todas as informações sobre a saúde do trabalhador de forma detalhada, enquanto tiver vínculo empregatício com a empresa.
No ASO constam os exames médicos estabelecidos nas Normas Regulamentadoras (NR), exames complementares, exames obrigatórios previstos na legislação trabalhista e os indicados no Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).
Nesse aspecto, seria de grande importância que as empresas disponibilizassem o e-CPF para os funcionários assinarem digitalmente a documentação. Essa é uma forma segura de garantir o cumprimento da legislação e evitar possíveis fraudes.
Lembrando que o prazo para início do envio das obrigações é 1º de janeiro de 2023. Então, é preciso adquirir uma ferramenta que aceite as certificações digitais para envio das obrigações trabalhistas. Essa é uma forma rápida, eficiente e segura de se manter em dia com a legislação e evitar futuras penalidades previstas e que podem pesar no resultado do seu negócio.
Por Renan Soloaga, CEO da Indexmed, responsável pela direção executiva e de inovação tecnológica na plataforma digital de gestão da saúde e segurança ocupacional. Formado em Comunicação Social (UEL) e MBA em Tecnologia da Informação e Internet (Uninove), teve passagens como analista de negócios e sistemas em empresas líderes de mercado como Micelli Soluções em Saúde Empresarial e Mantris Saúde Corporativa Integral, onde se especializou em tecnologia para gestão da saúde e foi responsável pelos projetos das maiores empresas do Brasil para integração com o eSocial.
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