Para quem não tem mais paciência com a rotina de sair de uma reunião para, em seguida, entrar em uma nova, a Shopify promete ser o lugar ideal para trabalhar. Por recomendação do vice-presidente de produtos da empresa, Kaz Nejatian, todas as reuniões com três ou mais pessoas marcadas para o início de 2023 foram canceladas por duas semanas. A recomendação é que seja “avaliada com rigor” a necessidade de remarcá-las.

Dentro da nova política estão outras ações. Uma delas é a implementação de um dia semanal sem reuniões (quarta-feira), enquanto outra é o encorajamento para que os colaboradores possam dizer “não” a determinados convites. “As pessoas se juntam à Shopify para construir, fazer coisas legais. As reuniões atrapalham essa jornada”, declarou o executivo.

Na Shopify, reuniões devem ser realmente essenciais – foto: Depositphotos

A iniciativa do e-commerce canadense ainda é mais exceção do que regra dentro do mercado. Nos últimos anos, a quantidade de reuniões cresceu exponencialmente, especialmente por conta da nova cultura de home office ou de modelo híbrido adotada por empresas ao redor do mundo.

Segundo um estudo da Microsoft, entre fevereiro de 2020 e 2022 houve aumento de 153% do número de reuniões conduzidas no Teams. O tempo semanal delas também subiu: 252%. Outro levantamento, desta vez da Robert Half, identificou que muitos profissionais chegam a passar 85% da sua rotina profissional em reunião. Consequentemente, 65% alegam que não conseguem realizar suas funções, enquanto 71% sentem que as reuniões são improdutivas e não levam a lugar nenhum.

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Compreensão da inefetividade

Professor de ciência organizacional e gestão na Universidade da Carolina do Norte, nos Estados Unidos, Steven Rogelberg relatou, após pesquisa, que a redução de reuniões desnecessárias poderia levar a uma economia de cerca de US$ 2,5 milhões por ano em empresas de 100 funcionários e, cerca de US$ 100 milhões por ano, em empresas de 5 mil funcionários.

A preocupação com o bolso e com a produtividade abalada se tornou um dos maiores incentivos para que empresas como a Shopify tenham dado início a planos de ações para conter alguns encontros. Além disso, a saúde mental também entra em jogo.

Durante a pandemia da Covid-19, ganhou força um conceito apelidado de “Zoom Fatigue”. O fenômeno consiste em um desgaste emocional causado pela alta carga de videoconferências e faz com que sintomas como ansiedade e estresse se manifestem.

“Muito se fala sobre a importância do líder se comunicar com a sua equipe, mas alguns passam do ponto. As ‘reuniões em massa’ não são uma exclusividade do trabalho remoto, mas a atuação a distância escancarou o despreparo de algumas lideranças, que precisam se conectar a todo o instante para que assim sintam que não perderam o controle”, comenta Célia Amorim, especialista em RH e finanças empresariais.

Para ela, em muitos cenários falta ao líder a percepção de que as reuniões consomem a produtividade de seu time. “Chegamos ao ponto de trabalhadores terem que buscar brechas durante as reuniões para realizar o seu trabalho. Alguns criam desculpas para desligar câmera e microfone, pois somente assim conseguem respirar para desempenhar suas tarefas”.

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Produtividade em xeque

Especialista em produtividade, Tathiane Deândhela salienta que a chave das reuniões não está somente na análise da quantidade realizada e do tempo a elas dedicado, mas sim no quanto estão ou não sendo efetivas.

“Quando falamos de reuniões no trabalho, temos que pensar: essa reunião realmente é necessária? Quando a resposta é não, então cinco minutos já é um grande desperdício de tempo. Por outro lado, se a pauta for crítica, talvez uma reunião de quatro horas pode representar pouco tempo para resolver as demandas.”

Para Marcel Scalcko, especialista em gestão de equipe e comportamento humano, é necessário que os líderes e gestores compreendam qual é, de fato, a missão das reuniões. Em sua visão, de maneira geral, reuniões são para comunicação, em especial para ouvir os colaboradores, e não tomada de decisões. Se os objetivos são além desses, o que funciona são os treinamentos, que têm o intuito de ensinar e capacitar. Em outro âmbito está a atuação da liderança de forma individual, com cada funcionário, que nesse caso é a forma mais efetiva de dar feedbacks, monitorar desempenho e fazer acompanhamento.

“Em minha experiência como executivo e como consultor na área corporativa, eu já observei empresas que fazem reuniões para marcar outras reuniões. Essa sensação de que se fazem várias reuniões, e não se sai do lugar, afetam o nível de comprometimento dos funcionários. Muitas vezes a reunião é um subterfúgio para a dificuldade de a liderança atuar no diálogo individual com o colaborador. Ou seja, reúne-se vários funcionários para uma reunião, e aí jogam-se palavras ao vento”, alerta.

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Melhor administração das reuniões

Ana Carolina Souza, neurocientista e sócia da Nêmesis, orienta que algumas dicas sejam seguidas para que os líderes e gestores não tenham que depender tanto das reuniões.

• Seja extremamente seletivo

Pense em todas as reuniões que você tem realizado ou participado recentemente. Quais foram úteis? Geralmente, as reuniões mais importantes incluem atividades como (1) revisão de projetos/trabalhos desenvolvidos para verificar o que deu certo ou errado e permitir ajustes/aprendizado; (2) validação ou confirmação de algo, evitando ruídos de comunicação e permitindo sanar as dúvidas de forma mais rápida e eficiente; e (3) divisão mais eficiente de tarefas entre os membros de uma equipe.

Mesmo nesses casos, sempre reflita se todos os convidados precisam estar presentes nas reuniões e utilize as opções de convite opcional. Incentive seu time a cancelar ou sair de reuniões que não sejam úteis ou tratem de assuntos prioritários e deixe claro que isso não trará impactos negativos para sua avaliação. Lembre-se que quanto menos relevante for o assunto para essa pessoa, pior será seu engajamento na reunião.

• Invista em estratégias de comunicação assíncrona

Da próxima vez que fizer uma reunião de brainstorming, reflita se alguma parte desse trabalho não poderia ter sido feita de forma assíncrona. Ferramentas como Miro, Mural e Google Forms são ótimas para as pessoas compartilharem suas ideias e primeiras impressões, e podem ser usadas de maneira complementar às reuniões, deixando o tempo junto apenas para a revisão e discussão das informações compartilhadas.

Por Bruno Piai