Num mundo no qual o trabalho remoto se tornou uma realidade para muitas empresas, há a busca por processos simplificados em todos os departamentos. No administrativo e RH, almeja-se novas maneiras de lidar com a papelada. Uma das soluções pode ser a utilização de plataformas de assinatura digital, uma vez que oferecem agilidade e segurança à gestão de documentos.

Em primeiro lugar, um grande diferencial das assinaturas digitais é a economia de tempo, por não haver a necessidade de realizar uma operação demorada, uma vez que tudo é feito dentro da própria plataforma, dispensando a exigência de encontros presenciais. E como resultado, o tempo que antes era gasto em tarefas burocráticas pode ser direcionado para outras atividades estratégicas, como recrutamento, gestão de talentos e desenvolvimento organizacional.

Além da maior agilidade, a transição de documentos físicos para o modelo digital também traz diversos benefícios financeiros para o departamento de Recursos Humanos. Ao diminuir o uso de papel, é possível cortar drasticamente os custos que vão além desses próprios insumos, incluindo caixas, armários ou até mesmo salas para armazenamento, que demandam, também, escritórios maiores, juntamente à manutenção de impressoras por uso constante.

Tudo isso, somado às despesas com o envio de documentos para outros locais, que se duplicam caso haja algum erro no material, geram despesas enormes para as empresas, sendo o setor de RH um dos mais impactados, principalmente para grandes empresas, ou seja, aquelas que possuem equipes maiores. 

Outro ponto importante é a segurança e o sigilo dos dados, indispensável não apenas para os departamentos de RH, mas também para o compliance, visto que lidam com uma grande quantidade de informações sensíveis sobre os colaboradores.

Como sabemos, os vazamentos de dados de funcionários é um dos maiores medos das empresas, com casos de grandes vazamentos até hoje. Somente em 2021, mais de 47% das empresas não conseguiram implementar ações de proteção para informações de colaboradores, segundo estudo da Karpersky. 

Desta forma, as plataformas de assinatura eletrônica oferecem um nível mais elevado de segurança, pois utilizam criptografia e autenticação avançadas para proteger a integridade e a privacidade dos documentos, tratando todos os dados em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP).

Cada vez mais, as empresas estão focadas em adotar condutas que se alinhem às práticas de ESG, e a tecnologia é uma forte aliada para tornar as operações mais sustentáveis. Diminuir o uso de documentos físicos significa amenizar a pegada de carbono e a geração de resíduos associados à produção, transporte e descarte de papéis.

Paralelamente, isso contribui na construção de uma cultura organizacional sólida, considerando que os valores da sustentabilidade devem fazer parte do cotidiano operacional de uma empresa, não se limitando apenas a ações pontuais.

Assim, a transformação digital nos departamentos de RH tem viabilizado novas soluções para otimizar as tarefas, desde a elaboração até a leitura de documentos.

Juntas, as ferramentas podem agilizar o processo de contratação e fortalecer a transparência da empresa com seus colaboradores, criando uma boa experiência desde os primeiros momentos. 

Por Nahim Silva, CFO da D4Sign.

Ouça o episódio 158 do RH Pra Você Cast, “IA: a preocupação deve mesmo existir?“. Em março de 2023, veio a público a informação que cerca de 2.600 líderes e pesquisadores do setor de tecnologia assinaram uma carta aberta solicitando uma pausa temporária no desenvolvimento das inteligências artificiais. Sob o argumento de que elas podem ser um “risco para a sociedade e a humanidade”, até mesmo Elon Musk, um dos maiores entusiastas quando o assunto é tecnologia, assinou o documento.

Por sua vez, Jhonata Emerick, CEO da Datarisk, não faria parte do movimento que busca frear as IAs. Para o doutor em Inteligência Artificial, a evolução das IAs é tão natural quanto o crescimento que ela pode ajudar a impulsionar. Mas será que, mesmo com o olhar otimista, as preocupações em torno das IAs (como a perda de empregos ao redor do mundo) são legítimas? O que elas podem fazer por nós que ainda não compreendemos tão bem?

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Capa: Depositphotos