Sempre que se reúnem pessoas engajadas em processos, atividades, práticas do dia a dia ou no relacionamento humano, enfim, atuando numa organização, há o risco de um ou outro indivíduo cometer algum tipo de ato irregular.

Fraude, roubo, assédio sexual, assédio moral, discriminação e bullying são exemplos de desvios frequentemente identificados no mundo corporativo.

As irregularidades são evidentemente prejudiciais às empresas, mas nem sempre é possível identificá-las com agilidade e tomar as medidas cabíveis, sejam elas preventivas, corretivas ou disciplinares.

Um dos motivos para essa delonga é que pessoas, mesmo sabendo ou suspeitando de irregularidades, costumam não contar aos seus superiores, pois, a ausência de um instrumento apropriado para tal gera, de forma compreensiva, receios de diversas naturezas, como medo de retaliação e a rejeição dos colegas.

O Canal de Denúncias soluciona essa questão: é uma plataforma disponibilizada pelas empresas para denúncias sobre irregularidades, desvios e más condutas, sem exposição do manifestante, configurando-se, dessa forma, num benefício para todos.

Com um canal externo, e que garanta confidencialidade e anonimato, colaboradores, parceiros e fornecedores que testemunharam ou têm informações sobre más condutas e desvios podem relatá-las, tornando ágil e eficiente o processo de detecção dessas situações.

Neste artigo, vamos apresentar um passo a passo para implementação do Canal de Denúncias e elucidar qual é o papel do RH para o funcionamento e sucesso da ferramenta na sua organização.

Boa leitura!

Benefícios do Canal de Denúncias

Uma organização que tem um meio eficiente para a denúncia de irregularidades tem vantagens incontestáveis:

• redução de perdas e aumento do lucro: evitam-se perdas financeiras diretas de casos de fraude, roubo e desvios, mas o canal também pode ajudar na redução de desperdício, na melhoria dos processos em geral, e os efeitos sobre o clima organizacional e satisfação dos colaboradores é um potencializador da performance e dos lucros.

• melhoria do clima organizacional: uma empresa que não tolera irregularidades, afasta os casos de discriminação, assédio, bullying, etc., tornando-se uma companhia melhor para se trabalhar. A segurança e a estabilidade do clima organizacional refletirá a motivação, a produtividade e o orgulho de seus colaboradores, que tendem a melhorar sua performance quando estão em ambientes saudáveis e íntegros.

• atração e retenção de talentos: ambientes de trabalho saudáveis, íntegros e éticos atraem talentos que promovem os mesmos valores e, ao mesmo tempo, estimulam os bons funcionários a permanecerem na instituição. Proteger a sua empresa de más condutas torna o ambiente mais propício para os melhores talentos disponíveis no mercado de trabalho.

• fortalecimento da imagem e reputação no mercado: menos ocorrências de irregularidades, melhor clima organizacional, boa performance e ótimos talentos só podem converter-se em uma empresa de imagem forte e com sólida reputação. Isso estimula parcerias e relacionamento com empresas também íntegras, o que favorece o posicionamento da organização no mercado.

Assim, o Canal de Denúncias tornou-se a mais eficiente ferramenta no combate a irregularidades, propiciando melhorias no ambiente interno e no alcance de bons resultados para uma empresa. Agora, vamos entender como implementá-lo.

Como Funciona um Canal de Denúncias? Saiba como ele pode te ajudar!

Implementando o Canal

A Contato Seguro, contando com a sua larga experiência no mercado, sugere alguns passos básicos para a implementação efetiva de um Canal de Denúncias, ou seja, que assegure os melhores resultados para essa importante ferramenta. São eles:

1 – Assegurar o Tone at the top: “exemplo que vem de cima”

Essa é uma expressão conhecida no mundo corporativo, enfatizando a necessidade do envolvimento e engajamento do nível hierárquico mais elevado numa organização, em iniciativas que visam alcançar todos os colaboradores.

Por meio do exemplo do primeiro escalão, o apoio será disseminado naturalmente, passando pelos diretores, gerentes, supervisores e alcançando o nível operacional.

Assim sendo, com o convencimento da Alta Direção sobre os reais benefícios de um canal, a empresa vai se credenciar para realizar um processo de implementação tranquilo e proveitoso.

2 – Buscar uma empresa especializada em Canais de Denúncia e Compliance

Se a decisão for montar um canal interno, a sua instituição estará correndo o risco de jogar fora tempo e esforço. Um Canal de Denúncias precisa contar com inúmeros atributos para gerar credibilidade e confiança nas pessoas, que serão as usuárias dessa ferramenta. Somente um canal externo, fornecido por empresa profissional, especializada e confiável pode dar isso aos colaboradores.

A prática demonstra que Canais de Denúncias externos recebem, em média, cerca de 6 vezes mais denúncias que os internos, porque garantem a confidencialidade e o anonimato que são os principais  motivadores para a realização do relato.

Se você quiser saber mais sobre os atributos necessários para um Canal de Denúncias funcionar bem, clique aqui. 

3 – Definir o formato do Canal

Uma vez encontrada a melhor solução para a sua empresa, é necessário definir quais serão os acessos aplicáveis. A Contato Seguro, por exemplo, orienta seus clientes sobre os diversos caminhos, que se complementam e que tornam a ferramenta mais amigável ao usuário.

Podem funcionar via site, aplicativo, e-mail e telefone (0800). Vale destacar que o atendimento por telefone gera uma grande vantagem sobre os outros tipos. 

Por isso, a Contato Seguro oferece um enorme diferencial no mercado: o atendimento via telefone é feito por psicólogos — profissionais qualificados e treinados especificamente para esse tipo de tarefa. A ideia é acolher o manifestante, tornar a conversação agradável e sem inquisição, reduzir o estresse e, dessa forma, criar um ambiente propício para o relator contar tudo que sabe, enriquecendo o relato com informações que permitam maior assertividade na apuração.

Ainda na definição do formato do canal, importa reforçar o horário do seu funcionamento. Sugerimos fortemente que o canal esteja disponível 24h por dia, 7 dias por semana. Muitas denúncias são realizadas fora do expediente e correr o risco de perdê-las não seria a melhor opção. 

Quer dizer, é imprescindível manter o canal disponível durante os finais de semana, feriados, à noite e nas madrugadas, para garantir que ninguém deixará de trazer à tona aquilo que sabe. Com isso, tem-se o aumento natural do volume das denúncias e, consequentemente, a detecção das irregularidades.

Outro ponto fundamental é o desenho de fluxos adequados para o encaminhamento dos documentos. Imagine se o canal receber um relato, cujo denunciado é o responsável por tratar a denúncia. Ou se o denunciado é o presidente da empresa ou um membro do Comitê de Ética. Na verdade, precisa haver um “Plano B” para casos desse tipo, a fim de proteger os envolvidos e assegurar que não haverá prejuízos nos processos de apuração, como por exemplo destruição de provas, pressão sobre os investigadores, vazamento de informações, entre outros.

4 – Comunicação e treinamento dos usuários

Parceiros, fornecedores e, principalmente, colaboradores — os que mais utilizam os canais — devem saber da existência da ferramenta e entender como ela funciona.

Por isso, um passo importante da implementação é uma estratégia de comunicação e treinamento regulares, com ampla publicidade do canal.

Dessa maneira, as pessoas saberão como usar e para que serve esse valioso instrumento e entenderão como os benefícios serão revertidos para todos. Além disso, é o momento adequado para reforçar o compromisso da empresa em tratar com profissionalismo e confidencialidade todas as denúncias, dando tranquilidade, conforto e segurança para os manifestantes.

5 – Gestão da ferramenta

O canal é altamente eficiente para detecção, combate e prevenção de irregularidades na organização.

Mas, o uso da plataforma pode e deve ir além: conhecer o perfil das denúncias ocorridas, onde há maior incidência, quais os tipos mais comuns, etc. permite ao gestor tomar medidas importantes, a fim de atuar preventivamente.

Por isso, o Canal de Denúncias da Contato Seguro permite a geração de relatórios e estatísticas, customizados e personalizados, de acordo com a necessidade de cada entidade, sempre com o objetivo de maximizar os benefícios gerados por esse instrumento.

Esse artigo tratou de cinco etapas importantes para a implementação de um Canal de Denúncias na sua empresa. Obviamente, cada organização tem suas particularidades e para se alcançarem os objetivos desejados, demandas específicas devem ser consideradas, não apenas na fase inicial do uso dessa ferramenta, mas também de forma regular, no decorrer do tempo.

Conclusão: o papel do RH na implementação e sucesso do Canal de Denúncias

O Canal de Denúncias contribui para o sucesso da sua empresa em várias frentes.

O RH tem um papel essencial na implementação e na manutenção do canal ao participar ativamente da propagação dos valores associados da ferramenta: o canal apoia empresas que querem mais integridade e ética, e o RH tem a missão  de transmitir esses valores para os colaboradores, junto com a Alta Direção.

Além disso, os treinamentos e comunicação devem ser adaptados para o tipo de organização e as características dos seus recursos humanos. O RH, conhecendo as pessoas e sendo responsável por esse tipo de capacitação, tem valor fundamental.

Renovar a confiança e a importância do Canal de Denúncias, bem como estar à disposição para dúvidas sobre como utilizá-lo e os pormenores sobre confidencialidade e anonimato, por exemplo, também podem ser atribuições do RH.

E, não menos importante, vale lembrar que a Lei 14.457 de 2022 tornou obrigatória a presença da ferramenta para empresas com CIPA, onde o RH tem interface direta. Embora muitas organizações já possuam o canal e tenham percebido os seus benefícios, ainda há muitas empresas que não se adequaram à legislação, correndo riscos de multas e penalidades. Isso confere ao RH a responsabilidade de levar o tema para a Alta Direção e buscar uma solução o mais rápido possível.

Por isso, se a sua empresa ainda não tem um Canal de Denúncias, clique aqui e fale com um de nossos especialistas agora mesmo!