Assédio (moral e sexual), bullying, fraudes e outros desvios são problemas a serem prevenidos nas empresas.

Irregularidades desse tipo são prejudiciais às organizações, afetando-as em diversos níveis.

Não permitir que elas ocorram é um dever do dono e uma atribuição do departamento de Recursos Humanos, embora muitos agentes participem dessa questão.

São diversos os mecanismos existentes para limitar essas situações e criar uma vigilância das irregularidades na empresa.

O Canal de Denúncias é a ferramenta mais efetiva para esse fim.

Se você trabalha com Recursos Humanos e Gente & Gestão, e a sua empresa não possui setor de Compliance e Compliance Officer, o canal torna-se ainda mais imprescindível.

Com este artigo, você vai entender quais são os benefícios do Canal de Denúncias para a sua empresa e os atributos da ferramenta, para reduzir seus riscos e até gerar aumento de produtividade.

Boa leitura!

Prejuízos evitáveis com um Canal de Denúncias

Os desvios e irregularidades são sempre um risco para qualquer organização.

Por serem compostas de pessoas, e às vezes centenas delas, é comum que uma porcentagem esteja mais inclinada a comportamentos desviantes, más condutas e atividades fraudulentas.

Os motivos pelos quais as pessoas chegam a cometer irregularidades são diversos e dependem de vários fatores.

O fato é que as irregularidades acontecem, são prejudiciais, e toda organização deve evitá-las, com medidas concretas e efetivas.

Havendo assédio, fraudes, desvios, descumprimento de regulamentos, dentre outros, a empresa sofre de diversas maneiras:

Prejuízos financeiros 

Fraudes e desvios são exemplos de irregularidades que se caracterizam pela subtração financeira (ou de bens) da organização em benefício próprio. A empresa perde dinheiro diretamente quando isso ocorre.

Pesquisas indicam que empresas perdem cerca de 5% do seu faturamento bruto anualmente por desvio, roubo, fraudes e outras irregularidades do tipo.

Não à toa, irregularidades dessa natureza, incluindo assédio, discriminação e corrupção são passíveis de multas e sanções de responsabilidade da organização, sem excluir a responsabilidade individual do autor.

Clima Organizacional Ruim

O clima organizacional relaciona-se com a percepção dos colaboradores sobre a empresa — suas necessidades, o tratamento que se dispensa a eles e sua satisfação em geral no trabalho.

Quando uma empresa negligencia as irregularidades, todos os colaboradores sentem (já que frequentemente testemunham as más condutas) e, por estarem num ambiente em que más condutas são permitidas, perdem o apreço pelo espaço de trabalho, pela própria função e pela organização.

Assim, o valor da empresa diminui em sua visão, o que gera:

• perda de motivação;
• perda de produtividade;
• perda de engajamento;
• alta rotatividade;
• piores resultados;
• entre outros.
  

Perda de Reputação

A reputação sempre foi um recurso imprescindível no sucesso individual e no sucesso das organizações.

Hoje, o Mercado Digital cresce cada vez mais, e os consumidores e clientes são consistentemente ativos nas Mídias Sociais.

Sendo redes de relacionamento e troca de comunicação, as novas mídias representam uma ameaça de grande impacto à reputação, pois, com o acesso universal, todo escândalo, crime ou irregularidade envolvendo uma empresa pode ser divulgado e se tornar “viral”.

Portanto, o risco de um choque reputacional para uma organização é atualmente enorme — toda e qualquer má conduta ou irregularidade pode custar anos de esforço na construção da imagem da sua empresa.

Por isso, evitar irregularidades e más condutas deve ser a prioridade número 1 do Gestor de Recursos Humanos e Gente & Gestão.

A seguir, você vai entender como o canal atua sobre esses desvios e como a sua efetividade é importante para combater esses males.

Canal de Denúncias: pra quê?

O que é o Canal de Denúncias? – https://youtube.com/watch?v=dpPSVrKAddM

Imagine alguém na sua empresa cometendo assédio há mais de um ano. Normalmente, há uma vítima específica, mas a situação é constrangedora para todo o time.

Todos se sentem ofendidos e ameaçados ao testemunharem essas interações.

Surge o desânimo e isto afeta negativamente a produtividade, e a equipe não sabe como deter assédio, afinal, o autor tem uma posição hierárquica superior.

Enfrentá-lo poderia significar retaliação e até uma demissão, e contar para o RH ou para a direção sem a garantia de proteção poderia dar ao relatante o rótulo de “dedo-duro”, atrapalhando suas relações na equipe, sua carreira na instituição e abalando seu emocional.

Portanto, a direção continua desconhecendo o fato e suas implicações. Logo, nenhuma medida para evitar a continuidade do desvio de conduta é tomada e, na maioria das vezes, o autor vai reafirmar sua postura de líder ético aos olhos dos superiores, e tudo parece estar funcionando normalmente na organização.

Esse cenário tende a se estender, virar uma “bola de neve” e, quando tudo estiver fora do controle, o ato pode até ser identificado, mas com perdas significativas e irreparáveis — danos aos colaboradores, efeitos desastrosos no clima organizacional e na produtividade, perda de reputação e multas e sanções aplicáveis à organização.

Nesse contexto, quem tinha conhecimento da situação não teve meios de relatar.

Colegas, amigos ou parentes da vítima e funcionários dos fornecedores, dos clientes ou dos parceiros são os primeiros a saberem da ocorrência de irregularidade ou má conduta desse tipo numa organização. 

É muito frequente, quase garantido, que alguém dentro da empresa saiba ou suspeite da ocorrência de irregularidades, sejam elas financeiras, relativas a relacionamento interpessoal ou outras. Por isso, muitos dizem: “sempre há uma testemunha”.

Mas, por que essas pessoas não se manifestam?

O receio de retaliação é uma das principais causas: os funcionários têm medo de sofrerem represálias, caso acusem alguém ou relatem o acontecido. E isso é perfeitamente compreensível.

A ausência de um instrumento confiável, seguro, confidencial, independente e disponível a qualquer momento cria a sensação de “ser melhor não falar nada”.

Conclui-se, dessa maneira, que toda empresa precisa de um Canal de Denúncias, não apenas para trazer à tona aquilo que se dá às escondidas, mas também, para proteger as pessoas e a própria instituição, contra os efeitos das irregularidades e desvios de conduta.

Pelo canal, os colaboradores que sabem, suspeitam ou testemunham irregularidades dentro da empresa podem se manifestar com toda segurança, levando a informação de forma mais ágil para os responsáveis tomarem as medidas cabíveis.

No entanto, de nada adianta adotar um Canal de Denúncias protocolar, como é o caso de um canal interno, um telefone na mesa de um Diretor de RH ou apenas uma conta de e-mail. Essas práticas demonstram ser inúteis. Em suma, o Canal de Denúncias precisa ter alguns atributos, para funcionar bem e alcançar os objetivos desejados. Vamos a eles.

Atributos de um Canal eficiente

Já entendemos ser essencial a existência de um canal de comunicação que permita ao detentor de uma informação sobre a irregularidade levar o seu conhecimento a quem, de fato, possa agir sobre a situação.

Contudo, esse meio de comunicação precisa ganhar a confiança das pessoas. Do contrário, elas não irão usar. Ou seja, o Canal de Denúncias precisa, ao menos, contar com os seguintes atributos:

• ser externo: um Canal de Denúncias externo é o canal terceirizado para uma empresa especializada e profissional, para garantir a confidencialidade. Isto é, essa ferramenta não pode ser controlada pela própria empresa, pois, dessa forma, haveria vulnerabilidades na segurança e a confidencialidade estaria ameaçada.

Adicionalmente, é imprescindível o prestador de serviços do Canal de Denúncias garantir a segurança da informação (contra acessos indevidos, vazamentos, invasão de hackers e perda de dados). Oferecer facilidades gerenciais, por exemplo, com relatórios customizados, estatísticas personalizadas e facilidade no manuseio da plataforma também é uma qualidade fundamental.

• opção de anonimato: mesmo havendo total segurança na confidencialidade de um canal é externo e profissional, as pesquisas mostram que quase 90% dos denunciantes optam por não se identificarem.
  

• funcionar 24 horas por dia, 7 dias na semana: muitas pessoas preferem usar o canal fora do expediente ou o desejo de fazer uma denúncia pode vir quando elas não se encontram no seu ambiente de trabalho. Daí, o Canal de Denúncias deve estar disponível a todo momento, mesmo nos finais de semana, feriados ou de madrugada. Não sendo assim, a instituição poderia deixar de receber diversas denúncias, o que poderia ser um grande prejuízo.
  

• ampla acessibilidade: o canal deve ser disponibilizado nas variadas plataformas: site, telefone, e-mail, etc., pois cada pessoa tem a sua preferência. Assim, quanto mais possibilidades de acesso, mais chances e volumes de relatos realizados.
  

Além dos atributos mencionados, a instituição deve cuidar de algumas práticas, a fim de assegurar os bons resultados de um Canal de Denúncias:

• Código de Conduta e políticas: como está sendo facultado o benefício para os funcionários relatarem irregularidades ou desvios de conduta, é salutar definir o que a empresa espera de cada colaborador, em termos de princípios e valores. O Código de Conduta é o documento apropriado para documentar tudo isso. Todavia, as políticas internas podem elucidar dúvidas comuns, estabelecer processos ou critérios, ou seja, incluir os detalhes que complementam o código.

• treinamento e comunicação: levar a informação e conhecimento a toda força de trabalho é um requisito mínimo, para quem espera um bom uso do Canal de Denúncias. Trata-se de explicar o seu funcionamento, dar credibilidade e confiança à ferramenta disponibilizada, ensinar como ele pode ser acessado e deve ser utilizado e, principalmente, firmar o compromisso acerca dos seus atributos (confidencialidade, anonimato, disponibilidade, segurança da informação, profissionalismo, etc.).

Em primeiro lugar, esse processo deve ocorrer por ocasião da implementação do canal. Porém, ele deve ser repetido regularmente, para reforçar as informações já passadas e também alcançar o público recém-contratado.

• investigação interna e medidas disciplinares: a manutenção da credibilidade do canal está diretamente atrelada às ações tomadas pela empresa, a partir do recebimento de uma denúncia. Portanto, o compromisso em tratar 100% das denúncias é inegociável. Contar com profissionais preparados, qualificados, confiáveis e isentos é crucial para o tratamento das denúncias, que engloba, de maneira genérica, dois subprocessos: a) a investigação interna; b) aplicação das medidas pertinentes (podem ser corretivas, educativas, de melhoria ou disciplinares). Zelar pela qualidade de todo o processo torna-se obrigatório para a empresa garantir o sucesso do Canal de Denúncias.

Conclusão: benefícios do Canal de Denúncias

Com um Canal de Denúncias em pleno funcionamento, irregularidades, desvios e más condutas chegam mais cedo à atenção da direção.

Tendo anonimato e confidencialidade assegurados, colaboradores, parceiros e fornecedores relatam as irregularidades que sabem, suspeitam ou testemunham, e o canal encaminha a questão para averiguação.

Depois, caso sejam cabíveis, as medidas pertinentes são aplicadas.

Mas, não é todo canal que entrega os benefícios esperados. Somente terá sucesso um canal que conta com diversos atributos (assegura a confidencialidade, permite o anonimato, disponibiliza acesso a todo momento e em diversas formas, garante a segurança da informação, evita vazamentos e acesso não autorizado, etc.) e está cercado de boas práticas numa instituição (Código de Conduta, complicação e treinamentos regulares e tratamento adequado para todas as denúncias).

Trata-se de um canal externo, delegado a uma empresa profissional, imparcial e especializada, como é a Contato Seguro.

Nossa plataforma digital permite o recebimento das denúncias, seja em formato escrito ou falado, oferecendo uma boa experiência para o manifestante. Quando as denúncias são feitas pelo 0800, são atendidas por psicólogos treinados e preparados para tornar a conversa acolhedora e segura.

Como dito, um canal externo na sua organização:

• previne perdas financeiras;

• protege a reputação de pessoas e da instituição;

• melhora o clima organizacional;

• afeta positivamente a produtividade;

• aumenta oportunidades de parcerias;

• fortalece a imagem da empresa no mercado.

Portanto, se você é Gestor de Recursos Humanos e a sua empresa ainda não possui um Canal de Denúncias, conte com a Contato Seguro!

O RH é um parceiro e aliado do canal, pois ao utilizar a ferramenta, os Recursos Humanos são potencializados e beneficiados.

Nossa plataforma é completa e, ao implementá-la, fornecemos treinamento e comunicação, além de suporte especializado para qualquer necessidade.

Peça um orçamento agora mesmo a um de nossos especialistas e implemente seu Canal de Denúncias!