O departamento pessoal (DP) é um setor importante para o bom funcionamento da empresa. Porém, sem a ajuda de ferramentas virtuais de alto desempenho, como o software de DP, fica mais difícil para a área entregar todo o seu potencial. Por isso, muitas empresas estão interessadas na implantação desse tipo de tecnologia.

Mas quais são as vantagens do software de DP? Qual é o impacto desse sistema nos serviços do setor? Quais são as tendências e novidades no departamento pessoal? Descubra as respostas nos próximos tópicos!

Software de DP e sua importância para a empresa

A área de departamento pessoal cuida de rotinas muito importantes como: controle de ponto, gestão de férias, dos benefícios e da folha de pagamento, efetivação do admissional e do demissional de colaboradores, entre outras atividades.

Todos os serviços prestados pelo DP estão ligados a sérias normas trabalhistas e procedimentos burocráticos meticulosos. Quando não são bem realizados, a empresa sofre sérios prejuízos, como ações judiciais, aumento dos passivos trabalhistas, queda na satisfação e na produtividade dos colaboradores.

Esses danos podem ser evitados com a utilização de um software de DP, uma vez que essa tecnologia, automatiza, potencializa e gerencia:

• Rotinas administrativas;
• Tarefas manuais e repetitivas;
• Análises de dados;
• Monitoramento de processos;
• Integração da equipe.

Na prática, essa ferramenta controla as demandas do DP de ponta a ponta. Dessa forma, a área obtém fluidez nos serviços, gestão baseadas em dados e métricas de desempenho, bem como segurança e cumprimento das legislações trabalhistas.

Vantagens de utilizar a tecnologia a seu favor!

De acordo com o estudo “Digital Transformation Index”, publicado pela Dell Technologies, 89% das empresas disseram que percebem a necessidade de escalar a adoção de novas tecnologias.

Uma das razões para essa percepção são as vantagens que ferramentas digitais oferecem para os setores internos. Aplicando no departamento pessoal, será que as tecnologias também geram impactos positivos? A resposta é sim! Veremos alguns benefícios.

Otimização de processos

Com a ajuda do software de DP, o setor transforma processos lentos em tarefas otimizadas. Como isso é possível? Por meio de funcionalidades que automatizam serviços, como os cálculos da jornada de trabalho, a emissão e o envio de holerites e o controle da marcação de ponto dos colaboradores.

Deixando essas tarefas aos cuidados dessa aplicação, os profissionais do departamento pessoal podem focar suas competências e habilidades em processos estratégicos. Dessa maneira, a empresa estimula o desenvolvimento dos colaboradores e colhe projetos inovadores.

Produtividade

O desempenho das atividades do DP tende a reduzir por causa de erros de lançamento e os retrabalhos gerados. Essa situação impacta negativamente também na qualidade, rapidez e eficiência dos processos internos.

Por outro lado, demandas realizadas pelo software de DP são mais precisas, pautadas em funcionalidades de alto desempenho e lançadas em tempo real. Sendo assim, os relatórios, documentos e arquivos têm informações confiáveis para a tomada de decisões dos gestores.

Economia

O software de DP gera economia de tempo e recursos da empresa. No caso do tempo, a área não perde os prazos obrigatórios (como os de envio de informações ao sistema e-Social) por causa de processos anteriores que foram demorados ou feitos de forma manual.

Já com respeito à economia financeira, o departamento pessoal extingue os custos relacionados à emissão de papel, manutenção de arquivos físicos e multas judiciais pelo não cumprimento de regras sobre tratamento de informações pessoais.

Vale lembrar que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estipula, entre outras diretrizes, que o tratamento de dados de pessoais se extingue quando:

• É encerrada a finalidade pelo qual se coletou o dado;
• O titular revoga a utilização dos dados pessoais.

Tendências para o futuro do profissional

Olhando para o futuro, não podemos separar a transformação digital (e suas tecnologias) dos serviços prestados pelo profissional do DP. Na verdade, essa união já está presente no departamento pessoal e em outros setores das empresas modernas.

De acordo com a pesquisa “Global State of Enterprise Analytics”, feita pela MicroStrategy, 60% das organizações brasileiras utilizam tecnologias baseadas em gestão de dados (data e analytics). Essas ferramentas são armazenadas em nuvem, ganhando assim, escalabilidade, segurança e atualização.

Com o auxílio dessas tecnologias, o DP se estrutura para atender as necessidades de equipes remotas ou híbridas – uma forte tendência no mundo corporativo. Para se encaixar nessa nova realidade, o profissional do departamento pessoal precisa:

• Manter-se atualizado com as novidades tecnológicas e conceitos inovadores;
• Investir em treinamentos e cursos de qualificação profissional;
• Estar em contato (networking) com outros colaboradores e profissionais do DP.

Não é exagero dizermos que a posteridade está logo ali. Afinal, nós vemos e até vivenciamos os efeitos que as novas tecnologias geram no departamento pessoal. Sendo assim, é o momento das empresas se posicionarem na era digital. E a implantação do software de DP é um excelente ponto de partida.

Sobre a Convenia

A Convenia é uma HR Tech com soluções voltadas para otimização de tempo e custos das empresas. Nasceu há alguns anos, com o objetivo de trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática. 

Desde então, trabalha fortemente para que os produtos evoluam junto com os clientes, pois compreendem que, diminuindo o tempo gasto com rotinas operacionais, as empresas têm mais tempo para as pessoas. 

Atualmente as soluções abrangem admissão digital, férias e departamento pessoal, onde você pode gerir todo seu time em um sistema em nuvem.

Artigo produzido pela equipe da Convenia