Sua empresa teme o impacto das novas tecnologias ou se interessa por tirar proveito delas? A transformação digital está em curso há mais de uma década e tem se mostrado positiva para diversos processos profissionais, inclusive para as rotinas administrativas.

Essas rotinas são fundamentais para as operações de um negócio, uma vez que oferecem suporte a todos os setores de uma empresa, contribuindo para processos mais eficientes.

Sim, há muita burocracia envolvida. O que toma tempo e pode gerar gargalos que, felizmente, a tecnologia é capaz de eliminar (sem retirar a relevância dos profissionais do setor).

Continue a leitura para saber mais sobre o que são as rotinas administrativas e, claro, como a transformação digital favorece sua realização no dia a dia!

Quais são as principais rotinas administrativas no RH e DP?

As principais rotinas administrativas do RH e Departamento Pessoal são aquelas que podem impedir a continuidade das operações da empresa caso não sejam devidamente cumpridas.

A gestão da folha de pagamentos, por exemplo, é fundamental para que a organização cumpra o dever de remunerar devidamente as pessoas contratadas e não provocar uma paralisação ou outros problemas.

A seguir, apresentamos com mais detalhes essas rotinas que dão suporte às atividades da empresa e impactam o negócio como um todo, acompanhe:

Processos de admissão e demissão

Todo processo de contratação ou rescisão contratual precisa ser formalizado por meio do cumprimento de tarefas que se baseiam em demandas legais e na emissão e validação de diversos documentos.

No caso da admissão, isso inclui a divulgação de vagas, recrutamento e seleção, elaboração de contratos de trabalho, coleta de documentos e informações pessoais, e o onboarding ou integração das pessoas contratadas.

Quer ver como os algoritmos proporcionados pela transformação digital podem, por exemplo, aprimorar os processos seletivos? É só assistir ao episódio do RH Uptade week dedicado inteiramente a esse assunto. 

link para vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=7ugCgjj_G0s 

Antes de continuarmos, aí vai um convite: quer ver mais conteúdos incríveis como este? É só se inscrever no canal da Sólides Tangerino e ativar o sininho para receber notificações a cada nova publicação!

Agora, voltando ao assunto: no caso da demissão, por sua vez, a rotina engloba a realização dos processos de desligamento, incluindo o cuidado com a documentação pertinente, o cálculo e pagamento do acerto trabalhista e a entrevista de desligamento.

Tudo isso faz parte da burocracia das relações de trabalho e precisa ser devidamente cumprida para evitar a violação de direitos e outras consequências indesejadas.

Organizar documentos

Pode ser necessário consultar diariamente alguns dos documentos referentes a cada uma das pessoas contratadas pela empresa e, por isso, precisam de uma organização que permita que sejam encontrados facilmente e evite extravios.

Da admissão ao fim da relação de trabalho, DP e RH lidam com um alto volume de informações que são importantes para suas próprias rotinas e para fiscalizações do Ministério do Trabalho.

Assim, falamos de uma rotina que inclui a manutenção de registros de colaboradores, documentos de admissão e demissão, contratos de trabalho, registros de treinamento e desenvolvimento, avaliações de desempenho, registros de férias e outras informações sensíveis.

É dever da empresa assegurar que essas informações sejam armazenadas de forma segura e acessível para facilitar rotinas diárias, processos de fiscalização e auditoria e para atender a requisitos legais de proteção de dados, como os apresentados pela LGPD.

Isso faz com que seja necessário definir critérios de arquivamento e estabelecer regras de uso e acesso, uma vez que a perda dessas documentações pode causar problemas para a empresa.

Administração de folha de pagamento

Outra importante rotina administrativa é a gestão da folha de pagamentos, que envolve a coleta de dados sobre as horas trabalhadas, benefícios e deduções que impactam o cálculo da remuneração de cada colaborador.

Uma rotina mal-estruturada pode causar erros recorrentes e atrasos no pagamento, afetando a relação da empresa com os profissionais e podendo até causar ações na Justiça do Trabalho.

Além disso, a boa gestão da folha favorece a geração de insights que podem embasar decisões de redução de custos. Por exemplo, é possível avaliar o volume de horas extras realizadas para identificar problemas de baixa produtividade e outros gargalos que estejam custando caro para a organização.

Gestão de férias

As férias são um direito constitucional de toda pessoa que trabalha com carteira assinada. A lei define um prazo para que a empresa conceda as férias a um colaborador após cada ciclo de 12 meses trabalhados.

A importância da gestão de férias tem relação com o respeito à legislação, com evitar prejuízos ― já que férias em atraso devem ser pagas em dobro ― e manter um bom relacionamento com os profissionais, prezando pelo seu bem-estar.

Embora seja o empregador quem decide quando conceder férias, é comum que os colaboradores façam solicitações de datas que se encaixam melhor com seus planos.

Parte da rotina administrativa de gestão é tentar atender a essas solicitações contando com o planejamento para os períodos de ausência de cada pessoa.

Quanto maior o quadro de funcionários, mais desafiadora é essa gestão, sobretudo se feita somente com o auxílio de planilhas que, embora interessantes, ainda demandam uma carga alta de processamento manual de dados.

Agendamento de exames admissionais e periódicos

Exames realizados por um médico do trabalho são fundamentais para garantir a saúde e a segurança das pessoas contratadas por uma empresa. Cabe ao RH agendar sua realização quando a admissão, demissão e em outros períodos, conforme determinado pela legislação que regula cada atividade.

O setor também precisa assegurar que os dados desses exames sejam tratados com confidencialidade. O que reforça a importância de outra rotina administrativa que já mencionamos: a de organização de documentos.

Folha de ponto

Outra importante rotina administrativa é a da gestão da folha de ponto. Uma tarefa que envolve o registro das horas trabalhadas por cada pessoa.

Falamos de um processo essencial para o cálculo correto das remunerações, para a conformidade com as leis trabalhistas e para o monitoramento da produtividade.

A Lei de Liberdade Econômica ― ou Lei n° 13.874 ― determina que somente empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a contar com um sistema de controle de ponto. Este pode ser manual, mecânico ou automatizado.

Contudo, qualquer organização se beneficia de buscar esse controle e cuidar bem dessa rotina que pode evitar problemas legais relativos ao pagamento das horas trabalhadas e até constituir provas em defesa da empresa em caso de processos trabalhistas.

Qual a importância de uma rotina administrativa?

Toda empresa depende de processos para dar andamento às suas operações diárias e garantir o funcionamento dos negócios. Sem as rotinas administrativas, os processos podem ser falhos, ineficientes e até equivocados.

Isso tende a acontecer porque, por vezes, os processos são definidos à medida que as tarefas vão sendo feitas, sem muita organização. Eventualmente, porém, torna-se primordial criar uma estrutura básica que sirva de base para as atividades de cada setor.

Aliás, cada setor tem sua rotina administrativa, contudo, há um destaque maior para áreas específicas como a financeira, operacional e RH. A padronização de tarefas pertinentes a esses setores tornam seu funcionamento melhor e impactam, da mesma forma, o restante da organização.

Basta pensar na burocracia comumente envolvida. É importante que certas tarefas sejam feitas mais ou menos da mesma forma sempre. Isso evita falhas e otimiza os processos.

Assim, possibilita que atividades básicas sejam devidamente cumpridas, permitindo que a empresa não tenha suas operações prejudicadas ou até mesmo paralisadas.

Qual o impacto de uma rotina administrativa mal feita?

Quando as rotinas administrativas não são cumpridas adequadamente, podem contribuir para acabar com um negócio. A saber, a má gestão é a causa para o fechamento precoce de 48% das empresas do país, segundo o IBGE.

Considere as principais rotinas do RH e DP que mencionamos. Uma empresa que não organiza seus documentos, pode ter dificuldades para fechar folhas de ponto, de pagamento, errar cálculos, ter prejuízos e ser alvo de ações trabalhistas.

Isso sem mencionar o risco de uma autuação pelo Ministério do Trabalho caso o fiscal apareça para verificar algo e a organização não disponha dos documentos que comprovem que está agindo em conformidade com as leis.

A depender das consequências, o impacto pode ser forte demais para salvar a marca empregadora e os negócios. E esse foi apenas um exemplo! Outras rotinas, quando mal executadas, vão gerar toda natureza de problemas, podendo colocar em xeque o futuro da empresa.

Como a transformação digital ajuda a melhorar a rotina administrativa?

Rotinas administrativas são burocráticas e importantes. A transformação digital introduz tecnologias que automatizam processos, minimizam erros e conferem mais agilidade ao cumprimento de cada tarefa.

Em outras palavras, a tecnologia contribui para que as tarefas que são a base de um negócio sejam realizadas com eficiência, gerando um impacto positivo em cada setor e para a empresa como um todo.

Vamos a alguns pontos que ajudam a entender melhor tudo isso:

Automação de atividades operacionais

A automação de tarefas comuns ao dia a dia, como o processamento de documentos e a gestão dos dados dos colaboradores simplifica a burocracia. Isso porque elimina a realização manual de algumas tarefas, reduzindo erros atrelados a esse processo  e gerando economia de tempo.

Além disso, permite que os profissionais do RH e DP passem menos tempo realizando atividades operacionais, tendo mais disponibilidade para lidar com atividades estratégicas pertinentes.

KPIs mais detalhados

A digitalização dos processos das rotinas administrativas permite que as empresas consigam coletar e analisar dados em tempo real. Ou seja, otimiza o monitoramento de diversos indicadores-chave de desempenho (KPIs), como absenteísmo, turnover, desempenho e produtividade e outros. 

E isso permite que a empresa tenha acesso a mais insights valiosos para compreender padrões e tendências para, então, definir quais estratégias implementar para melhorar seus processos, eficiência e gestão.

Melhora das tomadas de decisão

A automação de processos das rotinas administrativas coloca à disposição da empresa painéis de controle intuitivos que orientam o acesso a dados em tempo real e capacita gestores a tomar decisões mais embasadas.

A análise de dados pode focar em indicadores de desempenho, níveis de satisfação e em outras medições que ajudem a empresa a entender quais estratégias são mais adequadas a cada momento.

Algo que evita decisões equivocadas e aumenta o sucesso da gestão como um todo.

Gestão mais assertiva junto ao quadro de funcionários

Ainda, a transformação digital favorece a estruturação das rotinas administrativas e isso pode contribuir para:

• mais transparência em relação aos processos da empresa;
• melhora da comunicação com os colaboradores;
• mais facilidade no fechamento da folha de pagamentos;
• gestão correta das férias e outros benefícios e mais.

Quer saber o que mais a tecnologia pode fazer pela gestão de pessoas no geral? É só assistir ao Tangerino Talks feito sobre o tema:

link para vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=uXDDvMjRSHU 

Quais são as áreas que a transformação digital pode atuar na rotina administrativa?

Como mencionado, a transformação digital não começou “agora”. Trata-se de um processo em curso há mais de 10 anos e, ao longo desse tempo, uma crescente de soluções foi desenvolvida para otimizar as mais diversas rotinas administrativas.

Processos de administração

A digitalização de processos administrativos leva ao ganho de eficiência operacional graças à simplificação de tarefas diversas, levando a fluxos de trabalho mais ágeis e com redução significativa de erros.

Isso porque a transformação digital permite que as empresas adotem sistemas de gerenciamento de RH baseados em nuvem e em outras tecnologias como a automação e a Inteligência Artificial (AI).

Esses sistemas são capazes de cumprir diferentes demandas dos processos de recrutamento e seleção, avaliação de desempenho e mais. O que leva os profissionais responsáveis a gastarem menos tempo com tarefas administrativas manuais, ficando livres para uma atuação mais estratégica e abrangente.

Gestão de documentos

A transformação digital também colocou à disposição das organizações soluções de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Falamos de ferramentas desenvolvidas especificamente para essa finalidade e que simplificam o armazenamento e a categorização das informações em relação ao tipo e regras de acesso.

Isso faz com que seja mais fácil encontrar cada documento ― bastando usar a ferramenta de busca ― acessar e compartilhar informações de maneira rápida.

O uso de sistemas dessa natureza reduz a dependência de papel e o gasto com espaço para comportar os arquivos físicos.

Além disso, um software GED aumenta a segurança graças à possibilidade de definição de senhas e hierarquias de acesso para proteger informações sensíveis e evitar a perda ou vazamento de dados.

Controle e folha de ponto

Com o passar dos anos, as soluções disponíveis para o controle de ponto evoluíram. Hoje, uma empresa pode abrir mão de sistemas arcaicos e pouco seguros para um controle alternativo que funcione via app.

Assim, cada pessoa pode fazer seus registros pelo próprio celular. Algo que facilita o engajamento dos profissionais com o controle de suas jornadas, além de possibilitar que pessoas em home office e equipes externas também monitorem suas rotinas de trabalho.

Uma solução assim também permite que os gestores acompanhem os registros em tempo real, o que facilita a gestão de jornadas e a rotina administrativa do fechamento da folha de ponto.

Ademais, essa tecnologia pode ser integrada ao software de folha de pagamentos, automatizando os cálculos. Tudo isso evita inconsistências nos registros, erros na contabilização de horas extras e o descumprimento de regras trabalhistas.

Gestão de férias

Você já sabe qual a importância das rotinas administrativas relativas às férias dos colaboradores, certo? As ferramentas digitais facilitam a gestão de solicitações, evitam conflitos de agenda e favorecem o planejamento eficiente da força de trabalho.

Um bom software de gestão de férias usa as informações do início de cada contrato de trabalho para alertar o RH sobre os prazos dos períodos aquisitivos e concessivos, evitando o pagamento de indenizações.

Também favorece a contabilização dos dias de descanso a que cada pessoa tem direito considerando suas faltas injustificadas e o fracionamento de férias, por exemplo.

Como implementar a transformação digital na rotina administrativa de sua empresa?

É bem verdade que a transformação digital, pouco a pouco, inundou o mercado de soluções capazes de atender às mais diversas demandas de uma empresa. Assim, parece difícil decidir como e por onde começar.

Pensando especificamente naquilo que é rotina administrativa, com base na atuação do RH e do DP, separamos algumas dicas que lhe podem ser úteis, veja:

Tenha um bom mapeamento de seu setor

Antes de qualquer coisa, é necessário entender a realidade do setor. Isso significa conhecer os processos existentes, bem como as operações que fazem parte das rotinas do RH e DP.

A partir disso, torna-se possível identificar quais tarefas podem se beneficiar da implementação de soluções digitais. Ou até quais precisam ser prioridade nesse movimento de mudança dos processos manuais para os automatizados.

Encontre os principais gargalos

Parte dessa análise depende, ainda, de entender quais são os principais gargalos dos processos atuais.

Em outras palavras, é preciso buscar entender em quais tarefas os profissionais “perdem” mais tempo, quais lidam com erros mais frequentes e quais têm mais chances de comprometer as operações de outros setores e da organização como um todo.

Assim, vai ser mais fácil definir quais atividades demandam uma intervenção digital mais urgente e determinar quais são as soluções tecnológicas mais adequadas.

Capacite seus funcionários

Para que as rotinas administrativas se beneficiem amplamente das soluções digitais, é preciso preparar as pessoas para lidar com as novas tecnologias.

Além de buscar sistemas intuitivos, ou seja, fáceis de usar, é interessante buscar por soluções que venham acompanhadas de um bom suporte ao cliente.

Existem provedores que participam de todo processo de implementação, dando treinamentos para que os profissionais do RH e DP aprendam a extrair o máximo de suas tecnologias.

Isso é importante para que os profissionais se sintam confortáveis em usar cada software e não temam os impactos da tecnologia, pelo contrário. Sua capacitação faz com que as novas ferramentas gerem resultados positivos para todos mais rapidamente, justificando a mudança.

Monte uma estrutura padronizada

Com base no que já vimos, deve estar claro para você que a condução das rotinas administrativas depende de uma boa estrutura. Assim, é válido estabelecer diretrizes para a implementação e protocolos de uso da tecnologia.

A ideia é manter a consistência e a eficiência das operações realizadas por meio dos softwares, bem como garantir a segurança dos dados dos colaboradores e demais parceiros da organização.

Para que fique mais fácil de entender, considere que faz sentido estabelecer regras para o armazenamento, acesso e compartilhamento de dados. Uma padronização desses processos permite que a empresa rastreie qualquer atividade relativa às documentações e conheça seus responsáveis.

Faça benchmarking

Por fim, a implementação de soluções pode ser gradativamente aprimorada a partir das boas práticas adotadas por outras empresas.

Fazer benchmarking vai ajudar sua organização a identificar soluções adequadas e entender como adaptá-las ao seu próprio contexto.

Algo que contribui para explorar o máximo potencial dos softwares para otimizar as rotinas administrativas do RH e DP, além de acompanhar as tendências do setor.

Conclusão

Já faz tempo que nossa sociedade conhece a máxima de que “tempo é dinheiro”. Mais recentemente, começou a entender também que cuidar do básico e das pessoas é fundamental para o sucesso.

Apostar nas soluções advindas da transformação digital para otimizar as rotinas administrativas é garantir que os profissionais do DP tenham mais tempo disponível para gerar insights que favoreçam a gestão da empresa.

Também é permitir que os profissionais do RH tenham mais tempo para se concentrar em ações de gestão de pessoas com aumento de satisfação e ganho em produtividade, e fortalecimento da marca empregadora.

Tudo isso se torna possível porque, como vimos, a tecnologia automatiza tarefas burocráticas e substitui o trabalho manual em diversos processos, tornando-os mais simples de executar e livrando-os de erros.