O Portal do RH permite que gestores e funcionários acessem as informações de que precisam, quando precisam. Na era do incentivo à autonomia dos colaboradores, os portais de RH estão se tornando cada vez mais importantes para empresas de todos os formatos e tamanhos.
O setor de Recursos Humanos é peça chave na estratégia do negócio, garantindo que a força de trabalho esteja alinhada, satisfeita e funcionando de maneira ideal. Com o surgimento das plataformas digitais, a implementação de um Portal do RH pode aumentar significativamente a eficiência das dos processos que fazem parte do escopo da área.
O objetivo de um Portal do RH é agilizar e centralizar as informações para que seja fácil para os gestores e funcionários encontrarem o que precisam. Por exemplo, se manuais, detalhes de inscrição em benefícios e outras informações estiverem em um portal, uma empresa pode economizar dinheiro reduzindo os custos de impressão e as horas de trabalho da equipe na distribuição. E com total segurança, já que informações confidenciais podem ser inseridas em uma área restrita, que exige login e senha para seu acesso.
O Portal do RH também pode ajudar a conectar a equipe de Recursos Humanos aos funcionários (e vice-versa), bem como reduzir chamadas e e-mails entre os dois. Se os colaboradores conseguirem encontrar as informações de que precisam por conta própria, no modelo de autoatendimento, não precisarão envolver a equipe de RH.
Como mensurar a eficiência do Portal do RH
Para que um Portal do RH seja eficiente, ele precisa abranger todas as funções críticas do setor. Isso inclui folha de pagamento, conformidade e outros recursos essenciais. Essa integração promove uma abordagem abrangente à gestão e, ao garantir que todas as funções estejam interconectadas, a recuperação de dados seja simplificada, reduzindo as chances de divergências.
Mas o Portal do RH deve ir além da mera digitalização das tarefas de RH, precisa estabelecer uma plataforma integrada e flexível que atenda tanto aos profissionais de RH como à base mais ampla de pessoal. Com um planejamento cuidadoso e as estratégias certas, o portal pode revolucionar as operações de RH de qualquer organização.
Dessa forma, o funcionário passa a ser responsável por suas informações pessoais, solicitar folgas, podendo acessar documentos trabalhistas, contracheques, planilhas de horas, inscrição em benefícios etc.
Entretanto, essa implementação não trata apenas de delegar certas responsabilidades aos próprios funcionários. Seus objetivos devem ser levar uma melhor experiência aos colaboradores, o que, por sua vez, melhora a taxa de retenção e as de rotatividade. Os funcionários têm um ponto único para todas as suas necessidades e, ao mesmo tempo, os gestores de RH têm mais tempo disponível para contribuir de forma significativa para a empresa.
Mais eficiência nas tarefas administrativas
Tarefas como solicitação de licença/folga, marcação de presença e outras solicitações de permissão exigem tempo e esforço das pessoas do departamento de RH. O Portal do RH permite que os funcionários executem essas tarefas e acessem informações como:
- Solicitações de licença e saldo de licença pendente;
- Planilhas de horários;
- Relatórios de avaliação de desempenho;
- Informações sobre recibos de pagamento e deduções fiscais;
- Atualizações sobre consultas de RH.
Os gerentes podem aprovar tais solicitações de licença, solicitações de mudança de turno ou outras solicitações por meio do mesmo portal, assim como comunicar rapidamente as principais atualizações da empresa sobre remuneração, políticas e a toda a força de trabalho.
Ainda pensando no profissional de RH, inserir os dados pessoais e corporativos individualmente de cada funcionário é uma tarefa extremamente demorada, e passível de erros. Com o Portal do RH, os funcionários podem atualizar suas informações pessoais, conforme sua conveniência, garantindo um banco de dados de informações de funcionários atualizado.
Isso sem falar no fim dos arquivos, com pastas repletas de documentos, já que todos os dados são armazenados na nuvem, de forma digital, uma forma muito mais fácil de guardar e recuperar dados com facilidade. E quando se trata de dados confidenciais da empresa, esta é a maneira mais segura de armazená-los. A transparência das informações também garante a conformidade dos dados e facilita a realização de auditorias.
Portal do RH também é uma ferramenta de engajamento
Os funcionários se sentem fortalecidos quando têm acesso aberto às suas informações e podem se envolver ativamente com a organização. Isso aumenta a satisfação e o envolvimento dos colaboradores, o que, por sua vez, melhora a produtividade e a lealdade. E funcionários leais têm menos probabilidade de procurar informações não oficiais, melhorando assim as taxas de retenção.
O Portal do RH também ajuda os funcionários a permanecerem conectados como uma equipe. Eles podem trabalhar, colaborar e compartilhar ideias de forma eficaz por meio do portal. Além de ter acesso a informações de interesse comum, como telefones, e-mails, cardápio do restaurante, quadro de avisos com datas comemorativas e muito mais.
Também pode funcionar como um hub central para os principais documentos da empresa (com restrições, se necessário). Significa que as pessoas poderão acessar facilmente informações relacionadas à empresa – o que também reduzirá o número de questões com que o RH terá de lidar no dia a dia. O setor pode publicar sua política de ausência, por exemplo, incluindo o procedimento que as pessoas precisam seguir quando precisam se afastar por doença, bem como seu procedimento disciplinar e as etapas que os funcionários precisam seguir se quiserem apresentar uma reclamação ou fazer uma denúncia.
Enfim, as possibilidades de uso das aplicações do Portal do RH são inúmeras, e cada empresa deve definir as suas prioridades. Nossos consultores estão prontos para entender as suas necessidades e oferecer o melhor produto. Entre em contato e marque uma visita.
