Reforma Tributária redefine gestão, planejamento e papel do RH nas empresas

A sanção da regulamentação da Reforma Tributária marca o início de uma das maiores transformações do sistema fiscal brasileiro nas últimas décadas. Com a criação do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que substituirão gradualmente tributos como PIS, Cofins, ICMS e ISS, as empresas passam a conviver com um novo modelo que promete simplificação no longo prazo, mas que impõe desafios relevantes já no curto e médio prazos.

Para pequenas e médias empresas (PMEs), o impacto da mudança vai muito além da carga tributária. Envolve decisões estratégicas sobre fluxo de caixa, precificação, contratos, estrutura operacional e, cada vez mais, a integração entre áreas como contabilidade, financeiro e RH.

Segundo Erick Nuñez, CEO da Tag Contabilidade, os efeitos da Reforma Tributária dependerão diretamente do nível de organização interna das empresas. “A proposta do IBS e da CBS é trazer mais simplicidade, transparência e previsibilidade ao sistema tributário, o que tende a facilitar o planejamento financeiro e reduzir retrabalho no médio e longo prazo. Porém, a fase de transição exigirá ajustes relevantes”, afirma.

Na prática, isso significa revisar rotinas administrativas, atualizar sistemas e preparar equipes para lidar com novas regras. E o RH e o Departamento Pessoal entram nesse cenário como áreas estratégicas. “Com regras mais claras e menor complexidade tributária no futuro, as áreas de RH podem ganhar eficiência na administração da folha, no controle de encargos e no planejamento de contratações. Isso libera tempo das equipes para focar em estratégias de desenvolvimento humano, e não apenas em obrigações acessórias”, explica o executivo.

2026: o ano que pode definir vencedores e perdedores

Se a regulamentação inaugura uma nova lógica tributária, o ano de 2026 surge como um ponto crítico de decisões. A avaliação é de Marcelo Costa Censoni Filho, sócio do Censoni Advogados Associados e CEO do Censoni Tecnologia Fiscal e Tributária, que alerta para os riscos de tratar o período apenas como uma adaptação técnica. “É o momento de fechar o passado e desenhar o futuro. Quem falhar em qualquer uma dessas frentes pode entrar na reforma em desvantagem permanente”, afirma.

Entre as prioridades, Censoni destaca a recuperação de tributos pagos a mais nos últimos cinco anos – créditos de PIS, Cofins, ICMS, ISS, IPI e contribuições previdenciárias que muitas empresas ainda não aproveitaram. “A reforma não corrige o passado. Se esses valores não forem identificados e recuperados em 2026, ocorre a prescrição e a perda de caixa se torna definitiva”, alerta.

Outro ponto central é a necessidade de simulações personalizadas. “A reforma não impacta todos da mesma forma. O efeito depende do setor, do regime tributário, da estrutura de custos, da cadeia de fornecedores e do perfil de clientes. Sem simulações específicas, o empresário toma decisões no escuro”, explica. Em alguns casos, o diagnóstico pode indicar que o modelo atual de negócio se torna inviável no novo sistema, exigindo mudanças estruturais antecipadas.

Decisões tributárias também afetam pessoas

Os riscos de erros em 2026 são considerados estruturais. Projetar o futuro sem recuperar créditos, manter regimes tributários por inércia, assinar contratos de longo prazo sem testar o impacto do IBS e da CBS, precificar sem recalcular custos futuros ou investir sem validar a viabilidade do negócio são decisões que podem comprometer margem, competitividade e caixa.

“O risco é estrutural. Contratos podem nascer deficitários, preços podem ficar travados e investimentos podem ser mal dimensionados. A ausência de ações tributárias assertivas em 2026 compromete margem, competitividade e caixa”, resume Censoni.

Nesse contexto, o RH passa a ter um papel ainda mais relevante. Mudanças na estrutura de custos, revisões de contratos e reorganizações internas impactam diretamente pessoas, equipes e lideranças. Para Luís Garcia, sócio do Tax Group, administrador de empresas pela FGV e advogado tributarista pela USP/SP, o planejamento deixou de ser opcional. “O planejamento deixou de ser opcional. Ele passa a ser condição para atravessar a transição com segurança”, afirma.

A Reforma Tributária não se apresenta apenas como um tema fiscal, uma vez que atravessa decisões estratégicas, afeta modelos de negócio e exige que áreas como RH estejam conectadas ao planejamento financeiro e tributário. “Quem fizer esse diagnóstico agora transforma a reforma tributária em oportunidade. Quem adiar, pode pagar um preço alto depois”, conclui Garcia.

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