Aprovada em 2023, a Reforma Tributária (Emenda Constitucional 132) terá sua implementação em vigor a partir de 2026. Às vésperas do início da maior mudança no sistema de tributos sobre consumo das últimas décadas no Brasil, é reforçada a necessidade do mercado acelerar os preparativos para que a adaptação não se torne uma grande complicação. Até maio do ano passado, de acordo com levantamento da Thomson Reuters, mais da metade dos departamentos fiscais (54%) ainda estava nos primeiros estágios de preparação para as mudanças.

A proposta tem como principal objetivo simplificar e tornar mais transparente e eficiente a cobrança de impostos, substituindo o atual modelo — complexo, com diferentes tributos federais, estaduais e municipais — por um sistema mais moderno e baseado no modelo de IVA (Imposto sobre Valor Agregado), já adotado em diversos países.

Em linhas gerais, a Reforma unificará cinco tributos sobre consumo (os federais PIS, Cofins e IPI, o estadual ICMS e o municipal ISS) em dois novos: CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços – federal) e IBS (Imposto sobre Bens e Serviços – estadual e municipal). Contudo, seu impacto não será sentido apenas na tributação. As mudanças trarão reflexos indiretos e diretos na estratégia de diversas áreas empresariais.

Segundo Jorge Martínez Jr, empresário contábil, sócio da HB Realiza Contabilidade e parceiro da Omie, entre as áreas que tendem a ser mais impactadas estão as de Gestão de Pessoas, Tecnologia, Contabilidade, Jurídica e, naturalmente, Planejamento Tributário e Financeiro.

O especialista ressalta que a Reforma não trará apenas redução de tributos, mas equiparação, o que pode trazer aumento de custo para diversos setores. Por isso, os gestores de pessoas podem ser ainda mais desafiados especialmente na atração de bons talentos.

“Com isso, antecipação, monitoramento, atualização contínua e comunicação clara serão os grandes desafios do setor de gestão de pessoas. Será fundamental equilibrar a carga tributária sem perder a competitividade por bons profissionais”, salienta.

Outro impacto que envolve o RH está nos processos de compliance e governança. A área deverá atuar em conjunto com jurídico e fiscal para garantir que contratos, benefícios e políticas estejam atualizados com as novas regras. Além disso, é sugerido o reforço à capacitação e aos programas de educação interna sobre a Reforma Tributária.

Ainda sobre a capacitação, ela é destacada por José Guilherme Sabino, CEO do Grupo Assertif, como um dos principais pontos de atenção para profissionais não só de Recursos Humanos, mas também da área tributária, que será a mais impactada. Mais do que compreender alíquotas, regimes e prazos, a principal vulnerabilidade das empresas hoje está nas pessoas responsáveis por traduzir as mudanças em processos seguros e eficientes.

“O erro, ou acerto, será humano. A complexidade técnica da reforma exige mais do que entendimento jurídico, exige equipes capazes de aprender, interpretar e adaptar rapidamente às novas regras. E esse capital humano está em falta no mercado”, afirma.

Como as empresas podem se preparar para a Reforma?

Mesmo que a implementação comece em 2026 e seja gradual até 2033, o momento de se preparar é agora. Assim, riscos e surpresas poderão ser evitados. Entre algumas ações que as organizações podem adotar, estão:

Mapeamento do impacto tributário

Antes de tudo, é importante entender como os novos tributos afetarão os produtos, serviços e operações da empresa. Isso envolve:

• Avaliar a carga tributária atual e simular cenários com os novos tributos; 
• Identificar quais serviços contratados (como alimentação, transporte, saúde, tecnologia etc.) podem sofrer aumento ou redução de impostos;

Revisão da política de benefícios

Com a provável mudança nas regras de créditos tributários, vale-refeição, plano de saúde e outros benefícios podem ter impactos financeiros importantes. Por isso:

• Reavalie contratos com fornecedores de benefícios; 
• Estude alternativas que mantenham atratividade para os colaboradores com melhor eficiência tributária; 
• Antecipe ajustes em acordos coletivos que envolvam benefícios.

Atualização de sistemas e ERPs

A adoção do novo modelo de tributação exigirá ajustes nos sistemas de gestão (financeiros, fiscais e de RH), que precisarão lidar com as novas alíquotas, regras de crédito e escrituração dos tributos.

• Converse com seus fornecedores de software desde já; 
• Teste cenários com simulações da nova legislação.

Capacitação e comunicação interna

A Reforma Tributária será um divisor de águas e, como tal, exige formação e informação para todos os envolvidos.

• Capacite as equipes de RH, contabilidade e liderança sobre as mudanças; 
• Crie canais internos de comunicação para esclarecer dúvidas; 
• Prepare gestores para dialogar com as equipes sobre possíveis mudanças em salários, benefícios ou práticas internas.

“A nova equação do valor fiscal é clara: compliance + pessoas = a blindagem estratégica. A reforma é jurídica, mas a execução é humana”, finaliza José Guilherme Sabino.