Iniciar o expediente no trabalho, analisar a lista de tarefas a se cumprir e pôr a mão na massa é um hábito comum para muitos trabalhadores, seja no modelo home office ou presencial. No entanto, há ainda uma parcela que se depara com a procrastinação, uma inimiga para quem quer ser produtivo no trabalho.

Procrastinar é quando uma pessoa deixa de cumprir determinada tarefa ao longo do tempo disponível, adiando sua realização para outro momento. A grande problemática desse costume é que isso, na maioria das vezes, leva a não conclusão da tarefa ou a um resultado de baixa qualidade. 

O hábito de deixar para depois é bastante comum no ambiente de trabalho, e segundo uma publicação feita pelo The New York Times, a cada cinco pessoas, uma mantém esse costume de forma frequente no dia a dia. 

No entanto, existem algumas práticas que podem otimizar o tempo e manter a mente focada nas tarefas. Buscar por métodos de organização de atividades, realizar uma categorização, ter um controle do tempo, separar períodos para pausas e buscar eliminar quaisquer distrações podem ajudar nesse processo.

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1 – Separe as tarefas por categorias 

Após escolher uma técnica de organização para as tarefas, outra dica é fazer a categorização de cada atividade por urgência. Na maioria das empresas, os trabalhos a serem entregues pelos funcionários costumam ter prazos e utilizar essa informação auxilia a manter o foco. 

Ao anexar as tarefas do dia na lista, a recomendação é colocá-las de forma hierárquica, as de maior urgência no topo e as de menor no final. Dessa forma, será possível identificar de forma rápida as atividades que devem ser realizadas primeiro. 

Também pode ser interessante anotar a data de entrega do trabalho. Conforme as tarefas forem sendo concluídas, o funcionário pode reorganizar as categorias e manter a hierarquia de entrega nas novas atividades que possam chegar.

2 – Utilize alguma técnica de organização 

A organização é a principal aliada contra a procrastinação e, por esse motivo, esse é o primeiro passo a ser tomado por quem costuma deixar as tarefas para depois. Atualmente, existem diferentes ferramentas capazes de auxiliar nesse processo, como listas, mapas, planilhas e plataformas na internet. 

Fazer o mapa mental online, por exemplo, pode ajudar a manter o foco nas tarefas. Esse método possui a estrutura similar a uma árvore, com seus galhos e raízes, pois se baseia em uma ideia central à qual são vinculadas várias outras informações. 

Ao utilizá-lo para o trabalho, é possível adicionar a tarefa atual de forma estratégica, acrescentando insights que forem surgindo. Dessa forma, é fácil visualizar ideias, fazer associações e cumprir a atividade com criatividade e sucesso.  

Listas também auxiliam na organização. O método tradicional consiste em enumerar as tarefas do dia e marcar com um check a cada conclusão feita. A ideia de poder ver todas as atividades marcadas ajuda a evitar a procrastinação e mantém o foco no trabalho por mais tempo.

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3 – Realize pausas estratégicas 

Um dos motivos que leva muitas pessoas à procrastinação é o cansaço. Nesses casos, a mente já está esgotada e é preciso realizar pausas para conseguir se manter produtivo até o final do expediente. Adicionar um tempo de 10 minutos para realizar pequenos intervalos no trabalho é uma forma de manter a produtividade em alta.

É importante considerar esse período no método de organização escolhido e respeitá-lo sempre que possível. As pausas podem acontecer após o término de uma tarefa mais cansativa ou depois de um determinado tempo. 

No momento da pausa, pode ser interessante esticar as pernas, respirar um ar fresco, beber água, ir ao banheiro ou até mesmo assistir a um vídeo e ouvir uma música relaxante.

4 – Estipule um tempo para cada tarefa

Tendo em mente quais são os trabalhos do dia e a urgência, outra técnica para evitar a procrastinação é estabelecer um tempo para cada tarefa. Existem atividades que demandam mais horas e outras nem tanto. A ideia é que, antes de começar, a pessoa analise cada uma delas e adicione uma média de horas para que a tarefa seja realizada. 

Essa ideia ajuda a calcular o período gasto no expediente de trabalho, entender em quais atividades o indivíduo tende a ser mais produtivo e ainda a incentivar o trabalhador a concluir a tarefa dentro do tempo que ele mesmo projetou.

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5 – Elimine distrações 

A procrastinação também pode estar relacionada com as distrações. Elas podem ser o celular, redes sociais, televisão ou uma conversa paralela com colegas do escritório.

A melhor forma de combater esse sinal de procrastinação é eliminando. No celular, é possível retirar o som e as notificações dos aplicativos, colocando-o em modo de trabalho. Para quem possui receio de perder alguma mensagem de urgência, o horário de pausa pode ser utilizado para checar se não há nenhuma notificação no aparelho. 

Em relação às conversas no ambiente de trabalho, a saída pode estar na música no fone de ouvido ou até mesmo em uma abordagem educada aos colegas, informando-os de que a atividade requer mais concentração e que, em outro momento, retomam o assunto de onde pararam.

Post produzido pela agência Expert Media