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Roteirização De Uma Apresentação

Coluna 1218

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Um dos maiores desafios para um palestrante, professor ou, até mesmo, alguém que, em função do seu trabalho, tem a responsabilidade de negociar, liderar e apresentar um projeto e/ou produto é a roteirização.

Parece fácil, não é mesmo? Um antigo e divertido professor que ensinava oratória costumava dizer: para roteirizar é fácil, basta dizer sobre o que irá falar, falar sobre o que veio dizer e, no final, concluir dizendo sobre o que falou. Ficaria fácil, se assim fosse, embora não deixa de ser uma primeira sugestão que poderá, em algum momento, ser aproveitada.

Vou apresentar para você algumas estratégias que tenho sugerido aos nossos alunos de comunicação e de formação de palestrantes. Constantemente, tenho recebido muitos agradecimentos pela simplicidade das propostas e pela efetividade do recurso, tornando simples o que parecia complicado e deixando fácil o que parecia difícil.

Roteirização é um termo utilizado como recurso logístico para a distribuição de mercadorias, no qual se estudam horários de fluxo de trânsito, tipos de transporte, horários, roteiro, tempo de paradas, facilidade para descarregar, aspectos sobre legislação e outros detalhes. No nosso caso, roteirizar está relacionado à sequência, com o caminho a ser percorrido para se atingir a um objetivo em uma apresentação.

Vou considerar, nesse artigo, os desafios de um palestrante na elaboração do seu conteúdo e alguns itens fundamentais para assegurar o sucesso do seu trabalho. Primeiramente, alguns detalhes fundamentais devem ser considerados antes da apresentação, durante a fase do planejamento, no qual são considerados alguns itens norteadores da própria roteirização. Destacam-se:

Tema – É a ideia central que será apresentada sobre o que se irá discorrer. Por exemplo, na semana passada, fiz uma palestra na Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH) de Santos e o tema da palestra foi: “Comunicação 4.0”. O tema já define sobre o que será falado, cria-se uma expectativa sobre a matéria, gera um despertar de interesse até para atrair pessoas que queiram conhecer mais sobre o assunto.

Tipo de Apresentação – Uma apresentação poderá ser informativa, persuasiva, motivacional ou, então, um simples discurso de agradecimento ou de homenagem sobre algum resultado obtido do esforço de um grupo de pessoas.

Público Alvo – Sempre que possível, o ideal é conhecer quem estará presente na sua apresentação, desde a quantidade de pessoas, seu nível cultural e intelectual, faixa etária, se é homogêneo ou heterogêneo, se é composto de pessoas formais ou informais, entre outros. Quanto mais informações disponíveis, melhor.

Tempo – O tempo é imprescindível para organizar o seu trabalho exatamente no tempo definido. Já houve casos nos quais eu faria a palestra de encerramento e havia outras palestras antes da minha e os organizadores não souberam controlar o tempo, deixando os palestrantes ultrapassarem o tempo previsto, prejudicando o tempo para a palestra seguinte, no caso, a minha. Esse é um cuidado especial que deve ser rigorosamente cumprido, conforme o previsto.

Objetivo – Quanto maior a clareza do objetivo, maior será a chance do sucesso da apresentação, porque deverão ser eliminados os assuntos e temas que nada contribuem com o objetivo a ser alcançado, tornando a apresentação objetiva e efetiva.

Agora sim, estamos prontos para a fase da roteirização.

A primeira fase da roteirização é o desenvolvimento do conteúdo, ou seja, as respostas e desafios que, ao serem apresentados, irá satisfazer a resposta esperada, ou seja, o objetivo atingido. Essa é a hora de realizar o levantamento das informações, pesquisas e de conferir os dados.

Algumas formas para o desenvolvimento do conteúdo:

Perguntas e respostas – Poderá ser utilizado o tradicional método dos 5Ws e 2Hs, que nada mais são do que o roteiro do repórter, no qual as perguntas são feitas e as respostas apresentam, de forma estruturada, as informações relativas ao conteúdo da palestra. As perguntas são: o que; quem; quando; onde; como; porquê; em quanto tempo e quanto custa.

Storytelling – Todos têm uma boa história para contar. Poderá ser utilizada uma narrativa com conteúdo e significado, carregando no seu bojo o que será oferecido à plateia. Outra forma de contar histórias é usá-las para fazer analogias, facilitar a compreensão de determinado assunto e utilizar metáforas, tornando fácil algo difícil de ser explicado.

Linha do Tempo – É a forma de apresentar um conteúdo que obedece à cronologia, levando-se em consideração a sequência dos fatos, aludindo ao passado, ao momento presente e ao que se espera no futuro.

Brainstorming – Este sistema considera duas etapas: divergente e convergente, nas quais se xpande com assuntos pertinentes a cada etapa da apresentação. Na convergência, se mantém apenas temas relevantes, eliminando os menos interessantes em relação ao objetivo e ao tempo determinado.

Roteirizar é a parte que exige atenção, pesquisa, dados e esforço para cada parte se interligar com a anterior e a posterior, mantendo uma linha clara de raciocínio e conseguindo, assim, envolver, encantar, instruir, motivar e inspirar a sua plateia.

Para quem nunca se preocupou com uma efetiva roteirização, este é um assunto relevante e é o que assegura o sucesso ou o fracasso de uma apresentação. Evite improvisos, possíveis apenas para palestrantes ou profissionais muito experientes.

Por Reinaldo Passadori, Mentor, fundador e CEO da Passadori Comunicação, Liderança e Negociação. É um dos colunista do RH Pra Você. O conteúdo dessa coluna representa a opinião do colunista. Foto: Divulgação

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