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Fazer Mais Com Menos: Timesheet Como Aliado Da Gestão De Produtividade

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O timesheet é uma ferramenta utilizada para a gestão de produtividade, que indica quanto tempo os colaboradores destinam às atividades que desenvolvem na empresa. Geralmente, as informações são organizadas em um quadro de horários dividido por semanas com o registro das entregas realizadas pelos trabalhadores. Com ele, os gestores conseguem entender o esforço empenhado na realização de cada uma das tarefas, avaliar quais funções são mais trabalhosas e menos faturáveis e, a partir disso, potencializar o trabalho da equipe e estimar o custo dos projetos realizados.

Ele pode ser feito tanto no papel quanto no computador e depende da participação efetiva da equipe para funcionar, já que o colaborador deve descrever suas atividades durante e após a execução. Também é interessante utilizar um sistema de gestão de tarefas, onde estejam reunidas todas as informações necessárias para realizar a atividade proposta e o prazo estimado para a entrega dela. Assim, o trabalhador tem maior facilidade para acessar orientações e a gestão pode comparar a expectativa com o que foi feito na realidade.

A metodologia também dá ao gestor a possibilidade de direcionar melhor as atividades através da avaliação da performance da equipe. Conhecendo o desempenho dos profissionais, fica mais fácil designá-los para funções que correspondam com suas habilidades. O direcionamento adequado aumenta as chances de a tarefa ser cumprida de maneira mais eficiente e em menos tempo. Assim, o colaborador poderá executar mais tarefas, diminuindo a necessidade de novas contratações.

Falando em custos, o timesheet também ajuda na precificação dos serviços prestados. Ao analisar o tempo de execução de cada profissional envolvido, é possível estimar quanto do atendimento foi consumido pelas demandas do cliente e comparar essa informação com quanto ele gerou de renda. Dessa forma, o gestor pode melhorar a operação e reduzir custos, além de avaliar os contratos com clientes que exigem muitas horas de dedicação, mas não geram a receita necessária para mantê-los.

Como implementar o timesheet?

Introdução ao método

A equipe deve conhecer o que é timesheet e a importância de fazer o apontamento de horas corretamente.

Escolha da ferramenta

Para simplificar o registro das atividades, é necessário escolher uma ferramenta de gestão de tarefas que automatize a conferência entre as horas apontadas e as trabalhadas.

Estratégias de motivação

O sucesso da aplicação do timesheet está diretamente ligado ao engajamento dos colaboradores. Uma dica é estabelecer recompensas para quem fizer o registro das atividades diariamente.

Acompanhamento dos registros

Nessa etapa são definidas as métricas pelas quais os apontamentos serão medidos, que podem ser por projeto, cliente, atividade ou equipe, ao longo do tempo.

Análise de produtividade

Depois de relacionar a produtividade dos colaboradores, a rentabilidade dos serviços prestados e o tempo de execução de atividades rotineiras, a gestão terá acesso a dados relevantes para orientar a tomada de decisões.

Metas de produtividade no trabalho

Assim como saber sobre os processos que envolvem os departamentos de uma empresa, definir metas de produtividade também é muito importante na gestão de equipes. Quando aliado a soluções para a gestão do tempo, o timesheet auxilia as empresas a atingirem esses objetivos. No Ahgora PontoWeb, por exemplo, o método pode ser utilizado em paralelo ao sistema, fazendo o apontamento de horas com integração de ferramentas de gestão de tarefas e plugins para o Google Chrome.

Devido a relevância do método para melhorar a produtividade de uma organização, é importante buscar o máximo de informações antes de aplicá-lo. Quanto mais por dentro da técnica, mais fácil será implementá-la na empresa e conquistar o engajamento dos colaboradores.

Por Marcelo Cariolato (capa), Product Owner na Ahgora

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