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Ambientes abertos realmente ajudam a melhorar a comunicação?

Ambiente 310

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De uns anos para cá, o mundo corporativo foi dominado pela ideia de que os escritórios de plano aberto ou horizontais, sem muitas portas ou paredes, seriam a melhor opção para criar um ambiente mais dinâmico e integrado. A ideia foi bem aceita no mercado e grande parte das empresas aderiu ao formato mais moderno de trabalho, seguindo a tendência de startups e empresas inovadoras, geralmente da área de tecnologia.

Uma das pioneiras em proporcionar esse tipo de ambiente para os seus colaboradores, o Facebook, por exemplo, virou notícia em 2015 ao inaugurar o maior escritório de plano aberto do mundo, uma sala onde cabem milhares de pessoas. O objetivo com a nova sede, segundo Mark Zuckerberg, seria oferecer o local perfeito para que as pessoas trabalhassem juntas, "conectadas" - fazendo referência ao serviço da empresa.

O grande diferencial dos escritórios de plano aberto seria um tipo de ambiente que promove mais interação, facilitando a troca de informações, além de reduzir as hierarquias e, consequentemente, agilizar na tomada de decisões. A teoria, no entanto, gerou controvérsias entre pesquisadores do mundo todo após ser posta em prática nas principais organizações do mercado.

Uma pesquisa recente, comandada pelo professor Ethan Bernstein, da Harvard Business School, analisou o antes e o depois de dois escritórios de multinacionais que adotaram o plano aberto. O estudo, realizado com 152 funcionários, teve acesso a dados sobre troca de e-mails e mensagens eletrônicas e indicou que o efeito da mudança não foi o esperado. Os colaboradores, segundo o professor, passaram a interagir ao vivo 70% menos e a quantidade de e-mails e mensagens aumentou consideravelmente.

Para avaliar a frequência de interação entre as pessoas no ambiente, o estudo utilizou crachás eletrônicos que registravam o tempo de conversa entre elas durante o período de três semanas antes e depois da mudança. A proximidade física, de acordo com o experimento, geraria uma preocupação do colaborador em se mostrar ocupado e, também, na questão da concentração no trabalho - resolvida com o uso de fones de ouvido.

Esse é o primeiro estudo acadêmico realizado sobre o assunto, divulgado este ano. Apesar das controvérsias, a professora doutora em Gestão de Pessoas e sócia-diretora da FM Consultores, Fátima Motta, acredita que o nível de interação numa empresa está mais associado às características pessoais de cada profissional, e não ao tipo de escritório. "Tem pessoas que aumentam a interação com o plano aberto, tem pessoas que não. É uma questão de personalidade", afirmou.

"No Brasil, eu não vislumbro a possibilidade de retorno aos ambientes fechados. Acredito que os escritórios de plano aberto precisam continuar. É necessário cada vez mais utilizar os locais abertos e desenvolver a interação das pessoas", defendeu. "A existência de um local aberto não priva, no entanto, a empresa de reservar um espaço onde as pessoas possam se reunir e discutir coisas específicas, ter conversas individualizadas", disse.

Para Fátima Motta, se os escritórios abertos afetam a interação, os fechados o fazem duas vezes. O mundo está mudando com a tecnologia e, consequentemente o ambiente profissional e o mercado de trabalho. A especialista julga que a diminuição geral na interação entre colaboradores é resultado dessas transformações, e não do plano aberto. "A questão é bem mais ampla, envolve a tecnologia e a própria dificuldade das pessoas em termos de qualidade de contato", explica.

"A interação é essencial para o bom funcionamento das empresas. A gestão de pessoas deve buscar entender o que prejudica a comunicação no local, quais são as questões específicas, além de criar projetos com programas de desenvolvimento e ações de conscientização, trabalhando a importância da criatividade, da comunicação não violenta, entre outras coisas", aconselha Fátima. "É um trabalho fundamental, profundo e contínuo", completou.

A especialista crê que os colaboradores que possuem mais dificuldade de interagir são os que vêm das gerações X e Y. "A disposição para fazer contato diminuiu porque eles cresceram olhando para aparelhos tecnológicos. Os jovens costumam ser mais difíceis para se abrir e conversar. Qualquer dúvida pode ser resolvida com uma pesquisa no Google, eles 'se viram' sozinhos, assim se limita a comunicação", esmiuçou.

"É preciso um trabalho de educação cultural sobre a importância da interação e dos vÍnculos. Estabelecer vínculos, por exemplo, com pessoas de áreas diversas. Isso facilita as relações de trabalho. Não faz diferença ser numa sala fechada ou aberta se as pessoas não fazem esse esforço", rebateu. "Outra dica importante é criar locais comuns, como sofá ou uma copa, para as pessoas descansarem e conversarem no intervalo", complementou a especialista.

A tecnologia no ambiente de trabalho

Fátima Motta garante que a diminuição no nível de interação entre colaboradores atualmente está muito mais associada ao avanço da tecnologia e das redes sociais do que a implementação de escritórios de plano aberto. "A partir do momento em que existe a possibilidade de enviar um e-mail ou WhatsApp, é natural que se fale menos. O espaço aberto vem junto com toda essa revolução tecnológica que mudou a forma com que as pessoas se comunicam", afirma.

"Não dá para a gente viver sem tecnologia. É um fato irreversível, que trouxe inúmeros benefícios. O problema é a forma com que ela é utilizada pelas pessoas", disse. "Mas eu vejo que o uso exagerado de mensagens eletrônicas acaba sendo prejudicial para a interação. Por mais que a tecnologia seja positiva, quando eu estou do lado da pessoa e mando um e-mail como forma de não precisar encarar uma dificuldade, isso é ruim. Se eu uso a tecnologia com o objetivo de me defender, evitar conflitos ou deixar por escrito alguma coisa que não tenho coragem de falar, então, a tecnologia está sendo utilizada por mim de maneira negativa", explicou Fátima.

O problema-chave na questão da interação entre funcionários, segundo a especialista, é a dificuldade das pessoas em lidar com a tecnologia. "É uma questão de desenvolvimento profissional aprender cada vez mais a utilizar os aparelhos eletrônico de forma positiva", encerrou Fátima.