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5 Erros Para Evitar Na Gestão De Nota Fiscal

LEGISLAÇÃO

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A nota fiscal deixou de ser um simples pedaço de papel que recebemos quando uma compra é realizada ou para saber o quanto de imposto está atrelado naquele produto. Com o nascimento da Nota Fiscal eletrônica (NFe), o documento é emitido e armazenado de forma digital com o intuito de oficializar as operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, no caso das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes).

Fazer a gestão correta das NFes é muito importante, já que esse documento fornece informações fundamentais para tomadas de decisões gerenciais mais inteligentes - informações estas que muitas vezes só seriam conseguidas por meio de extensos trabalhos feitos por consultorias.

Para ajudar os empreendedores na gestão de notas fiscais, a Arquivei, empresa que fornece plataforma de armazenamento, organização e consulta de informações de notas fiscais, listou os cinco erros mais perigosos que devem ser evitados por qualquer companhia. Veja abaixo:

Não armazenar XMLs de documentos fiscais

Segundo a legislação brasileira, a nota fiscal deve ser armazenada por cinco anos, que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas atrasadas. Além disso, não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que passam de R$1.000,00 por documento perdido ou XML de Nota Fiscal  não apresentado em uma fiscalização.

Pensar que a DANFe ou o papel impresso é a Nota Fiscal

O papel impresso é uma versão simplificada da NFe, chamada de Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe), que tem informações resumidas dos dados presentes na nota. Ele não é uma nota e não possui validade jurídica. Porém, o DANFe é importante pois desempenha a função de representar a nota fiscal em caso de contingência e para provar o valor dos produtos em caso de acionamento do seguro, além de comprovar a origem de produtos durante uma fiscalização do transporte.

Não arquivar os documentos de forma organizada e segura

Para não correr o risco de algum documento importante se perder em inúmeras pastas e/ou arquivos é importante que sua empresa armazene todas as notas em uma plataforma eficiente e tecnologicamente funcional com acesso rápido às notas – o que reduz a dependência dos e-mails para receber seus XMLs e para trabalhar com mais agilidade na  empresa.

Depender do fornecedor para receber a nota fiscal anexada por e-mail

Depender do fornecedor para receber XML é uma má ideia. Caixas de e-mail lotam com frequência e o seu emissor pode se esquecer de enviar o documento. Em suma, a empresa não recebe a nota e perde um documento fiscal importante. Serviços específicos de gestão de NFes representam a melhor solução, pois monitoram e captam as notas direto das Secretarias da Fazenda, imediatamente após a emissão, garantindo que qualquer documento emitido para empresa seja checado, conferido e validado, evitando, inclusive, riscos com a eventual emissão de notas frias.

Não verificar a validade jurídica dos XMLs que você recebe e guarda

Uma NFe possui dois "carimbos" de segurança: a Assinatura Digital, que é carimbada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota e o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda. Somente checando essas informações é que você consegue garantir que aquela nota é verdadeira. A principal função do DANFe é facilitar a consulta da validade da NFe e a existência de possíveis cartas de correção, junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz).

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