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4 passos para fazer a adaptação digital do RH de sua empresa

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Tornar digital as várias faces dos negócios tem levado as empresas a aumentar sua preocupação com o uso dos dados que são coletados. Cada vez mais, fica clara a importância de saber analisar as informações obtidas para rever processos, aumentar a eficiência operacional e chegar ao ponto de prever comportamentos para agir de maneira mais assertiva.

Coletar, analisar e utilizar dados farão parte do dia a dia do RH em um futuro bastante próximo. Rapidamente, chegaremos a um nível em que as áreas de Recursos Humanos das empresas deixarão de ser operacionais, assumindo funções mais gerenciais e, mais adiante, se tornando preditivas - e, por isso mesmo, estratégicas para o crescimento do negócio.

Um exemplo que em pouco tempo fará parte do dia a dia das organizações: imagine que está entrevistando alguém para uma vaga na equipe e, já na entrevista, consegue identificar que aquele candidato tem 95% de chance de conseguir bater suas metas. Ou ainda: ao analisar o comportamento dos membros do time, ser capaz de saber quais têm maior probabilidade de sair da empresa nos próximos 12 meses.

Isso não é algo vindo da ficção científica. Muito pelo contrário, o algoritmo do Facebook é capaz de perceber quando um usuário está se desengajando da rede e, ao notar isso, modifica o conteúdo de sua timeline, envia pushes e mensagens para trazê-lo de volta. Essa capacidade de prever o comportamento futuro já está presente nos programas de fidelidade mais sofisticados, que entregam ofertas personalizadas, e é questão de tempo para começar a ser usada para auxiliar a gestão de pessoas no universo corporativo.

A maioria absoluta das empresas não conseguiria utilizar esse tipo de solução, mesmo se ela já estivesse disponível. Isso porque, antes de chegar a esse ponto, é preciso desenvolver a cultura corporativa e as capacidades dos colaboradores para o uso de tecnologias. Um erro comum é encarar tecnologia como um fim em si mesmo. Quando isso acontece, é "o lado negro da força". O digital tem que ser um meio de fazer as coisas acontecerem.

Para que o RH se digitalize, ele precisa percorrer o seguinte caminho:

1 - Entenda o nível atual de maturidade

O ponto inicial é saber onde está. Qual é o nível atual de complexidade do RH e quais são seus desafios? A ideia aqui é fazer um mapeamento e adaptar os passos seguintes ao que você tem hoje. Afinal, de contas não adianta ter uma Ferrari para andar em uma estrada de terra, ou ter um carro velho para rodar em uma moderna Autobahn.

A complexidade varia muito de acordo com o tamanho da empresa e seu momento de vida. Uma coisa é uma startup de 10 pessoas que planeja multiplicar o tamanho por 10 em um ano, outra coisa é uma megacorporação. Uma empresa em que 200 pessoas trabalham no escritório é diferente de outra que conte com 1000 em campo e algumas poucas em atividades administrativas. Cada caso é um caso.

Nessa fase, é importante saber quais são os principais desafios da empresa e como eles afetam o RH. Na Convenia, por exemplo, o grande desafio é a construção do time e a manutenção da cultura, já que está crescendo rápido a cada trimestre. Nesse caso, onboarding digital dos colaboradores é muito importante. Já em uma empresa estável, a digitalização pode trazer mais resultados se começar por processos estruturados em que é possível ganhar produtividade, como a distribuição dos holerites ou a gestão da folha de pagamento.

2 - Mude sua mentalidade

O mundo digital possui um mindset baseado em processos ágeis, formação de times multidisciplinares por projeto (squads) e testes frequentes para encontrar soluções. Para ser digital, o RH precisa adotar a mentalidade de mudar processos e transformar seu cotidiano. Precisa estar disposto a conviver com as dores desse aprendizado e ser capaz de sair do outro lado melhorado.

No novo RH digital, a mentalidade do "não posso errar" precisa ser abandonada. O RH precisa estar disposto a errar, na busca por formas melhores de atuar.

3 - Defina as tecnologias que serão usadas

Somente depois de entender os desafios e mudar a mentalidade para abraçar os testes e erros, é que chega a hora de definir as tecnologias que serão usadas. Essa decisão depende, acima de tudo, do que é mais adequado para o momento em que o RH da empresa se encontra.

Nos últimos anos, o mercado de TI evoluiu muito para resolver muitas das tradicionais barreiras, como a necessidade de realizar grandes investimentos e a lentidão na implementação de soluções. O desenvolvimento do software em nuvem facilita a contratação de sistemas e permite que as aplicações possam ser acessadas de qualquer lugar, o que reduz os custos e a complexidade da implementação. Com isso, testar novas soluções passa a ser muito mais viável.

Um aspecto importante na adoção de qualquer tecnologia é a possibilidade de aproveitar essa implementação para alinhar a empresa às melhores práticas de mercado. Essa é uma transformação estrutural de um modelo de venda de TI que tentava customizar ao máximo seus sistemas. Ao tornar digital as melhores metodologias de trabalho do mercado, os softwares atuais praticamente realizam um trabalho de consultoria nas empresas. Especialmente nas de pequeno e médio porte, isso faz com que o RH possa reorganizar suas atividades, funções e processos a partir do software. Isso também reduz a complexidade e os custos de implementação.

Ao mesmo tempo, o aumento da competitividade no mercado de software estimula o surgimento de soluções mais focadas, que são excelentes em realizar algumas poucas atividades. Não existe mais uma única solução que pretende resolver todos os problemas do RH, diversos sistemas especializados cuidam de atividades específicas, como folha de pagamento, benefícios ou recrutamento, e as integrações desses sistemas é feita por meio de APIs.

Dessa forma, não existe mais uma solução que funciona para todo mundo. Cada empresa precisa buscar o mix que melhor funciona para sua realidade e seu atual estágio de maturidade digital. Como resultado, há mais liberdade para testar soluções, sabendo que o investimento necessário não será tão alto e que, nesse processo, a empresa aumentará sua maturidade digital. Essa é uma alternativa mais econômica e menos traumática.

É preciso ter em mente que a implementação de tecnologia no RH pode ter impactos em toda a empresa e, por isso, riscos são mitigados quando a empresa, antes da implementação, avalia seu estágio de maturidade e adota a mentalidade correta.

4 - Reavalie as capacidades do RH

É bastante possível que os profissionais de RH tenham que evoluir durante esse processo de desenvolvimento digital das empresas. Quando as atividades burocráticas passam a ser digitalizadas, o próprio perfil do RH muda e os profissionais trabalham mais com dados, se tornam mais analíticos e dedicam mais tempo à gestão do que à operação.

De modo geral, as empresas ainda não têm as capacidades digitais totalmente implantadas. É preciso correr atrás, principalmente realizando a mudança de cultura. Competência para digitalizar deixa de ser um problema quando as soluções são cada vez mais simples de instalar e operar, é preciso entender o que se quer com um RH mais digital e estabelecer planos de ação para obter resultados mais rapidamente.

Por Marcelo Furtado, CEO da Convenia

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