Em minha carreira trabalhei em várias empresas liderando equipes multidisciplinares e respondendo às estruturas administrativas. Empresas diferentes, setores diferentes, uma coisa em comum: excesso de e-mails para ler e responder.

Por vários anos trabalhei em uma grande construtora e vivia com a caixa de e-mails lotada. Se eu ficasse uma hora sem receber e-mails, era certo que havia algum problema com o servidor (ou que a empresa toda estava em uma reunião geral e eu havia esquecido, podia acontecer).

Sei o que é receber mais de 100 e-mails importantes todos os dias, já fiz to-do-list, com e-mails não lidos, sei o que é perder informações essenciais (aprovações, orçamentos, detalhamentos, especificações…) que simplesmente desapareceram da minha caixa, e já deixei de responder mensagens que eu simplesmente não poderia ter deixado de responder.

Quando precisava encontrar alguma informação importante, eu perdia muito tempo perdido tentando achar um arquivo, uma autorização pra uma contratação, uma justificativa para um aditivo de empreiteiro, negociação de desconto…

Fiz a conta com um cliente: sabendo quanto custa para a empresa uma hora de funcionário de nível de gestão, considere que ele perca 2 horas por semana a mais do que deveria, por trabalhar com informações desestruturadas ou buscando arquivos e conversas perdidas (perde muito mais que isso).

Calcule quanto isso custa por mês, por ano, e extrapole para toda a equipe. No caso do meu cliente, esse custo passava facilmente dos R$80 mil reais por ano, apenas no departamento de engenharia.

E como as empresas chegam a esse ponto?

Primeiro problema:

O principal meio de comunicação oficial das empresas se dá através de e-mails.

Eu podia estar com o Gerente Geral presencialmente na minha obra, mas como lidávamos com um volume gigante de informações, tudo tinha que ser oficializado e documentado por e-mail. E esses e-mails eram a minha defesa em caso de problemas futuros, então eles tinham que poder ser resgatados um dia.

“Conforme conversamos hoje pela manhã, decidimos que… fazer dessa forma, por esse custo… de acordo?”.

Para muitas empresas o e-mail ainda é a forma oficial de registro de informação.

Segundo problema:

A passagem de bastão, a formalização do processo acontece por e-mail.

Se a empresa precisa passar de uma etapa para outra em um procedimento administrativo, envia todas as informações (menos as que esquece, ou que já foram perdidas) por e-mail.

Na construtora, um processo de contratação de empreiteiro que tinha 23 etapas – envolvia no mínimo 23 e-mails, para uma única contratação, dentre as centenas que acontecem durante a obra. Isso quando não acontecia de na etapa 10 do processo, o gerente mandar um e-mail – Você não incluiu o empreiteiro X na concorrência? Deixa ele participar também… Aí volta tudo à estaca zero e começa de novo.

Para um único processo, funciona bem. Quando você tem vários acontecendo ao mesmo tempo, fica insano.

Terceiro problema:

O assunto do e-mail não é bem definido ou misturam-se os assuntos.

Na correria do dia a dia, dificilmente as empresas têm o hábito de colocar um nome legal no assunto do e-mail e acabam utilizando assuntos do tipo “proposta”. Quando esse e-mail cai em uma caixa lotada ele se perde facilmente, e algumas pessoas ainda tem o hábito de incluir mais de um assunto que não está no título, ou ainda responder com um “aproveitando, como está o projeto do novo escritório…”. Assim é que se perdem as informações.

Quarto problema:

Fazer To-do-list na caixa de entrada.

Considero isso um quase-crime, mas confesso meu pecado, pois já o cometi. Deixar na caixa de entrada os e-mails que precisam ser respondidos ou que contém uma tarefa que precisa ser feita, ou ainda delegar tarefas para a equipe por e-mail, é o caminho certo para a perdição, para o estresse eterno, para ser destruído pelo efeito bola de neve e para a sensação de incompetência.

Entendido o cenário… Como me livrei dessa insanidade:

Costumo dizer que toda a informação do projeto, precisa estar em um só lugar, organizado, rastreável e acessível. Se algum arquivo, descrição ou tarefa foi por e-mail ou WhatsApp, o histórico, a organização e o acesso à informação completa já foi perdido.

Se tentar fazer isso de forma impressa, deixa de ser acessível à quem não está presente fisicamente (além de ser contra produtivo imprimir algo hoje em dia).

Toda transformação digital precisa de dois pilares: pessoas e ferramenta. A melhor ferramenta sem uma mudança de cultura (pessoas) nunca terá o resultado esperado. Mas o time mais engajado, com a cultura e disposição, irá desanimar rapidamente se não tiver uma ferramenta que tenha usabilidade e organização eficientes. Quando se alinha os dois, aí o resultado é certo.

O que fiz por aqui, foi centralizar toda a comunicação das equipes, todo escopo e detalhes dos projetos, todos os arquivos, todas as tarefas relacionadas aos projetos, todos os processos internos, todos os formulários dos clientes, todos os dados de contatos… tudo em uma única ferramenta.

Assim a informação nunca fica descentralizada, eu posso controlar a privacidade daquilo que é documentado, eu tenho uma gestão à vista de tudo o que acontece, posso delegar com facilidade, e a equipe sabe exatamente o que precisa ser feito, como precisa fazer, quando precisa entregar, tem acesso à informação sem precisar “caçar”.

Se alguém tem alguma dúvida ou quer discutir uma ideia, podemos registrar a conversa diretamente no projeto, sem precisar de e-mails. Se um cliente me envia um e-mail, posso salvar no projeto, para que a equipe do projeto tenha acesso à essa informação, se precisar.

A mudança é gradual, pois não envolve apenas ferramenta, mas cultura, mas os benefícios são muito claros, então vale o processo.

Enfim, no meu caso ,o clima organizacional mudou, a produtividade aumentou e o ganho principal foi a qualidade de vida no trabalho que melhorou fortemente, e esse é o propósito da nossa empresa. Hoje aqui na Ummense, o e-mail serve pra autenticação e pra marketing e conteúdo, um pouco pra receber um boleto ou algum contrato de um fornecedor… mas entre a equipe e-mail não serve pra nada. Espero que você possa seguir esse caminho também.

 

Vamos acabar com os e-mails internos

 

Por Raul Cesar Sindlinger, Co-fundador e CEO da Ummense.com. É engenheiro civil com especialização em gestão de projetos, bacharel em teologia e maratonista. Lidera equipes das mais diversas áreas há mais de 20 anos.