Da Estratégia ao Resultado – Scrum na prática aplicado à área de Recrutamento e SeleçãoQuando falamos de métodos ágeis aplicados à área de Recrutamento e Seleção, temos diversas possibilidades para gerar estratégias e melhores resultados, podemos utilizar Scrum ou Kanban, que nos ajudam na organização e priorização dos processos, gerando aprendizados, resultados mais rápidos e assertivos.

Com a minha experiência, entendo que na área de Recrutamento e Seleção o Scrum tem maior eficácia, uma vez que com ele conseguimos priorizar o trabalho e estabelecer uma entrega de forma clara e mensurável através de indicadores e aprendizados contínuos.

Neste artigo vou falar sobre as principais fases do processo seletivo e como as cerimônias do Scrum, sendo elas a Planning, Daily, Weekly, Review e Retrospectiva, fazem com que todos os envolvidos no processo aprendam de forma rápida, corrijam as rotas e obtenham maiores resultados nos próximos processos.

O primeiro passo para começar um processo seletivo com Scrum é fazer a Planning. É o momento de planejar e fazer os “combinados”,  trabalhar a priorização das vagas com a área de negócio, entendendo quantidade de vagas, perfis, prazos e requisitos para cada vaga.

Nesta fase os detalhes são muito importantes, o recrutador pode ter até um formulário de alinhamento de perfil com as perguntas chaves sobre os requisitos da vaga, para que a contratação tenha ganhos tanto para a empresa quanto para o candidato.

Na hora da Planning também é muito importante trabalhar SLA de contratação X capacity de recrutadores, para que possamos alinhar um prazo factível de entrega com a área de negócio.

Após a Planning, iniciamos o processo seletivo com a divulgação e o Hunting, direcionando estes processos também de forma estratégica. A divulgação pode ser realizada através de várias ferramentas e o mais importante é ter um indicador de cada ferramenta, entendendo onde é mais assertivo divulgar as vagas conforme sua especificidade, sabendo que cada canal de divulgação terá mais sucesso de acordo com o perfil da vaga divulgada.

RH TopTalks cobertura

Já o Hunting, também pode ser realizado em várias ferramentas, o que vai definir a assertividade é o indicador de conversão deste hunting. Neste momento construir um relatório de mapeamento de mercado ajuda os recrutadores a mostrarem para a área de negócio por qual motivo algumas vezes demoramos muito para encontrar o candidato alinhado a posição  ou simplesmente porque não conseguimos fechar a vaga.

Nesse mapeamento é essencial que tenhamos alguns indicadores como por exemplo: recusas por salário e benefícios, não interesse em mudança, recusas por cargo e muitas outras informações que irão aparecer na hora da abordagem com os candidatos.

Para organizar o dia a dia e as tarefas dos recrutadores, no Scrum usamos as reuniões semanais chamadas “Weeklys” ou as reuniões diárias, conhecidas como “Dailys”. Nelas tratamos a evolução dos processos, se há algum impeditivo que precisamos tratar e os elogios para os resultados do dia ou da semana.

A escolha entre Daily ou Weekly se faz conforme o volume e especificidade dos processos seletivos, entendendo assim a periodicidade adequada das reuniões para cada contexto. Para estas reuniões podemos utilizar as ferramentas ágeis como Trello, Miro ou Planner da Microsoft, assim o recrutador atualiza o status das vagas em tempo real gerando visibilidade para a gestão do Recrutamento e gestores das áreas de negócios, conforme a necessidade de report.

As Dailys ou Weeklys geralmente são reuniões rápidas de no máximo 30 minutos, visto que são objetivas no tratamento dos impeditivos do processo, gerando assim a troca de experiências entre os profissionais da equipe de Recrutamento e Seleção e consequentemente os aprendizados.

A apresentação dos resultados do processo para a área de negócio através das cerimônias ágeis do Scrum são imprescindíveis, para que possamos mensurar o trabalho do recrutamento e seleção.

Cultura de Feedback

Fazemos  a apresentação destes resultados na cerimônia Review, onde nela vamos apresentar as vagas priorizadas e seus indicadores, podendo ser eles vagas canceladas, vagas fechadas, vagas ainda abertas e principais ofensores de fechamento, para que possamos aprender com o processo e junto com a área de negócio corrigir a rota, seja na flexibilização de requisitos, melhoria salarial ou até em uma mudança de cargo, caso faça sentido para o negócio e momento de mercado.

Além dos indicadores quantitativos do processo seletivo, a Review é uma excelente oportunidade para apresentar os indicadores qualitativos do processo, mostrando números de uma pesquisa de satisfação (NPS) realizada com os candidatos que passaram pelo processo seletivo, elogios e também feedbacks de melhoria, para que tanto o Recrutamento quanto a área de negócios possam proporcionar uma jornada incrível aos candidatos, gerando assim maior atratividade e engajamento deles nas oportunidades da empresa.

A última cerimônia do Scrum e uma das mais importantes é a Retrospectiva, nesta cerimónia fazemos uma roda de conversa com o time de Recrutamento e Seleção para entender o que foi excelente no processo, o que foi bom e podemos melhorar e o que não foi bom, para que tenhamos um termômetro qualitativo da equipe que executou as atividades, fazendo com que em próximos processos, os aprendizados tenham força para que todas as etapas do Recrutamento e Seleção sejam melhores.

Acredito muito que o modelo ágil aplicado a área de Recrutamento e Seleção nos faz ter maior organização dos processos, melhor estrutura e ferramentas.

Com o Agil conseguimos mensurar resultados de forma rápida e assertiva para que possamos aprender com os erros e ter processos cada vez melhores e alinhados às necessidades das áreas de negócio, gerando encantamento e satisfação para todos os envolvidos no processo, sejam eles gestores, candidatos e equipe de recrutamento  seleção.

Scrum na prática aplicado à área de Recrutamento e Seleção

Por Alejandra Garcia, psicóloga de formação com MBA em Gestão Estratégica de Pessoas e cursos de extensão em Liderança para Transformação Digital pela Fundação Getúlio Vargas e Métodos Ágeis pela FIAP. 15 anos de experiência em Recursos Humanos e líder de pessoas há 4 anos.

 

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