Comunicação à distância!

Desde a invenção de Graham Bell, em 1870, nunca tivemos nossa comunicação tão arraigada às tecnologias como nos dias de hoje. O telefone, que causou uma verdadeira revolução no contato entre as pessoas, nunca esteve tão presente em nossa rotina.

Primeiramente ele ligou as cidades, quando apenas as prefeituras detinham o direito de ter um aparelho. Depois foi a vez dos bairros, quando líderes locais, delegacias e igrejas, eram os destinatários desta ferramenta. Até que nos anos 80 a telefonia deu um salto histórico e chegou a casa de muitos brasileiros.

No início dos anos 90 o celular chega e refaz, mais uma vez, uma revolução nas comunicações. Uma revolução que foi acelerada pela chegada dos smartphones ao final da primeira década do novo milênio.

Além dos “telefones inteligentes”, nos foi apresentado a “vídeo conferência”, reunião utilizando tecnologia específica, onde temos voz e imagem simultâneas, tornando dois escritórios reais e um único escritório virtual. Essa tecnologia teve seu primeiro experimento em 1927, mas foi somente no início da década passada que mostrou o quanto pode facilitar a vida de todos.

Em suma, já se vão mais de 150 anos, e agora estamos descobrindo que não aprendemos a nos comunicar através destas ferramentas.

Você sabia que o tom de voz é diferente quando transmitido por pequenas caixas de som?

Você tem percebido que tem deixado o tempo escorrer por entre os dedos em reuniões sem foco e confusas?

Não há uma faculdade que ensine, não há vídeo que resolva. A comunicação a distância é um desafio do profissional de hoje e nós temos que enfrentá-lo.
Pensando nisso, desenvolvi uma lista com algumas dicas que podem auxiliá-lo a desenvolver uma comunicação a distância mais efetiva.

Lembrando que utilizo aqui, para efeito de exemplo, uma reunião profissional, mas essas dicas podem ser utilizadas em conversas pessoais sem a necessidade de formalidades.

• Oriente os participantes.

Diga como irá funcionar, que sinal se deve fazer para solicitar a palavra, quanto tempo a reunião deve durar, e o que você espera colher como resultado desta reunião.
Este é um bom momento para verificar se todos estão em um local silencioso o suficiente para não atrapalhar a reunião.

• Prepare-se para a reunião.

Utilize pequenas pautas. Na comunicação a distância existem muitos dispersores, então devemos solicitar a máxima atenção e aproveitar este tempo curto o máximo possível. Por isso prepare uma pauta enxuta, com assuntos que interessam a todos na reunião. Caso tenha assuntos para um único grupo, faça outra reunião menor com este grupo em específico.

• Desenvolver capacidade de síntese.

O seu momento de fala é precioso porém curto, tente desenvolver falas curtas, objetivas e claras. Um bom comunicador não precisa falar muito, porém precisa falar efetivamente. Lembre-se: Você é diretamente responsável pela mensagem que emite. Então, caso ocorra de alguém sair da reunião sem entender alguma coisa, a responsabilidade é sua.

• Desenvolver uma forma de identificação de fala.

Combine com o grupo como devem se identificar no momento da fala. Em muitos momentos nosso sinal de internet falha, o que causa congelamento de imagem ou imagens muito ruins, dificultando a verificação de quem está falando.

Pode-se iniciar a fala com alguma indicação simples como: “Aqui Diogo…”, “Eu, Diogo falando…”, “Oi Diogo falando aqui…”.

• Desenvolva sua atenção.

Sendo você ou não o responsável pela reunião, fique longe de celulares, televisores ou outros objetos barulhentos quando necessita passar ou receber uma mensagem. Você precisa entender que assim como presencialmente é falta de educação não prestar atenção em quem está falando com você, em uma vídeo conferência é igualmente inapropriado, e um verdadeiro tiro-no-pé.

• Faça um resumo.

Verifique com os participantes se as informações foram passadas e se todos entenderam. Pode-se fazer um breve resumo ao final da reunião destacando as informações dadas e as ações a serem realizadas.

• Se possível, grave a reunião.

Com a concordância de todos, se possível, grave a reunião para que possa consultar ou desenvolver conteúdos após o encontro virtual.

A comunicação é uma força viva e dinâmica que permeia nossa sociedade desde o início dos tempos. Falando todas as línguas, ou apenas “uga-uga” é a comunicação que tem permitido ao homem avançar a passos largos o caminho da evolução cognitiva e coletiva.

Não perca tempo, não perca esse trem, a revolução está acontecendo e você faz parte disso.

Dicas para melhorar as reuniões corporativas
Por Diogo Monticeli Rocha, gerente comercial da Russell Bedford Brasil.