Final de ano é momento de olhar para trás e ver todos os projetos e avanços que fizemos no período e já começar a pensar nos próximos passos. Eu sempre odiei as cerimônias de retrospectiva tradicionais e o grande motivo é que elas geram (nos contextos que eu trabalhei) muitos post-its, muitas reclamações (que são extremamente importantes), mas pouco planos de ação, ou pouco acompanhamento do andamento destes.

Entretanto, nos últimos meses venho trabalhando com um time de produto incrível, e que já possuíam uma dinâmica de retrospectiva muito interessante, e principalmente muito adaptável para diversos cenários de sprint, seja uma ótima sprint, ou uma péssima.

Com o tempo trabalhando juntos, nós fomos evoluindo essa dinâmica e sentimos que tem feito diferença no trabalho, melhorias nas ações que geramos e concluímos.

Com isso, aproveito para compartilhar 7 dicas de como melhorar as cerimônias de retrospectivas, sejam elas anuais ou por sprint.

1. Tempo da Cerimônia

Não dá para se falar sobre o que rolou de bom e ruim em 15 dias, em um time inteiro, em uma hora, além disso a dinâmica acontecia de forma muito fluída e com muita voz para todo mundo.

Por isso, não tenha pena de gastar tempo do time nessa cerimônia, engaje as pessoas num fluxo que faça sentido, crie um ambiente seguro para que elas possam falar, e você vai perceber que o tempo passa rápido quando a conversa é relevante, quanto mais tempo você gasta em conversas relevantes agora, menos tempo você precisará gastar em cerimônias no futuro.

2. Coisas que foram ruins

É ideal começar pelos problemas, já que eles demoram mais para serem descritos e também para serem discutidos. Em um cenário onde vamos estourar o tempo da reunião, é importante que pelo menos os problemas sejam discutidos, e só por isso começamos por eles.

Neste momento falamos sobre tudo o que rolou de ruim e isso transcende os limites profissionais, exemplo: “Essa sprint eu não consegui render tanto, porque tive que mudar de apartamento e consequentemente consegui focar menos porque estava extremamente preocupada”.

É importante dar esse espaço, essa transparência para que não haja pré-concepções sobre os membros do time, sobre uma entrega que não foi feita, ou que demorou mais para ser feita. É importante um espaço seguro para que as pessoas reconheçam suas falhas e que não recebam julgamentos, mas sim ajuda para gerar planos de ação que serão cumpridos para que não aconteça mais esses problemas.

3. Coisas que foram boas

Então, falamos sobre coisas boas que aconteceram durante a sprint e que foram muito boas, e mais uma vez nós abrimos o espaço para que isso transcenda os limites profissionais, exemplo: “A mudança foi super complicada, porém estou extremamente feliz com o meu novo apartamento”.

Este ponto parece simples, mas acredito veementemente nessa conexão além do trabalho para gerar mais empatia e responsabilidade com cada membro do time. Na correria do dia a dia dos times de produto é importante relembrarmos que todos somos seres humanos e compartilhar um pouco sobre o que foi bom e o que foi ruim além das demandas.

4. Elogios para pessoas que foram incríveis

Reconhecer é uma maneira genuína de trazer as coisas boas que aconteceram e direcionarmos para aquelas pessoas que merecem elogios pelo o que fizeram.

Essa etapa tem uma grande responsabilidade no entrosamento e o carinho que o time tem um pelos outros. É importante saber o que as pessoas gostam e admiram em cada um de nós, e ter espaço para falar sobre isso frente a frente tem se tornado cada vez mais efetivo em mostrar como somos gratos por trabalhar num time com tantas pessoas incríveis.

5. Planos de ação

Os planos de ação geralmente saem da discussão do que foi ruim. Uma possibilidade é que a pessoa que teve a ideia seja responsável por falar o que ela significa, seja em qual etapa for, isso gera interação e evita gaps de comunicação. Após a pessoa explanar o que ela quis dizer com aquilo que foi ruim, é a hora de separar em problema, solução e owner. No fim desta etapa podem-se gerar vários planos de ação, e por isso deve-se priorizar o que vai ser entregue.

É extremamente importante que o problema esteja descrito, a solução mais viável (pode ser desde: falar com tal pessoa ou fazer tal documentação), e principalmente é importante cada um dos planos de ação terem um responsável por executar aquela tarefa, simples assim.

6. Acordos do time

Nem tudo gera uma ação, porque nem tudo é uma ação, às vezes é necessário só um acordo para que alguns problemas não aconteçam novamente, exemplo: toda quarta-feira vamos fazer X para gerar Y e precisamos acompanhar periodicamente isso para nos certificarmos que estamos mantendo esse acordo.

7. Acompanhamento

Nada do que eu falei antes vale alguma coisa se não houver um acompanhamento, portanto antes de começarmos esse fluxo todo da cerimônia, é preciso:

  1. Revisitar os acordos do time para relembrar se aquilo que foi combinado foi cumprido, e se não qual foi o motivo (às vezes pode gerar um plano de ação);
  2. Revisitar os planos de ação para entender com os owners o que foi feito, o que não e por que;
  3. Começar a nova cerimônia de retrospectiva.

Esses pontos vêm de experiência prática e na minha visão, trabalhando há mais de 7 anos com produto, foi a estrutura mais efetiva para essa cerimônia. Mas existem muitas outras estruturas e o ideal é encontrar a perfeita para o seu time, garantindo agilidade, propositividade e, no final, a entrega.

7 dicas de retrospectivas que geram ações efetivas

 

Por Lucas Soares, Supply & Generation Leader na BossaBox. Formado em engenharia de Produção pela Universidade de Brasília e mestrando em Product Management e Data Science na Boston University’s Questrom School of Business. Atuou como prolancer em squads remotos da BossaBox entre 2020 e 2021 e hoje faz parte da liderança da empresa.