Com a aceleração dos processos digitais impulsionados pela pandemia, alguns processos internos no departamento de RH foram altamente impactados, desde assinaturas eletrônicas, admissões e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). A eBox Digital, empresa que realiza guarda e gestão de documentos digitais e físicos, vem desenvolvendo soluções que estão ajudando empresas a darem um passo mais longo neste sentido.

Dados de uma pesquisa feita em 2020 pela Capterra, revelam que  80% das pequenas empresas americanas já utilizavam softwares de RH. Isso mostra como a transformação digital já é uma realidade a qual as empresas precisam se adaptar, ainda mais depois dos efeitos colaterais causados pela pandemia, também, dentro das instituições.

Vale ressaltar que a transformação digital no setor de Recursos Humanos não é mais uma tendência, mas uma realidade, que está possibilitando uma maior agilidade em lidar com os processos internos, pois este é um setor que precisa reunir e administrar uma grande quantidade de documentos de colaboradores. Pensando na importância desta organização, a eBox digital desenvolveu um infográfico gratuito que pode ser baixado aqui.

E, mesmo sabendo da importância desta organização, muitas empresas ainda não aplicam na prática o que deve ser feito. Veja bem: a organização e o correto armazenamento de documentos são determinantes para dar celeridade e confiabilidade aos processos da empresa. No setor de RH, as rotinas exigem o acompanhamento das questões trabalhistas de cada funcionário, ainda mais no cenário atual com as mudanças na legislação trabalhista, a área de RH ganhou ainda mais relevância, uma vez que a reforma deu liberdade para empregador e empregado acordarem diversas condições de serviço.

Para se ter ideia, em 2022, o Tribunal Regional do Trabalho da 15ª Região (TRT-15), registrou no primeiro semestre de 2022 aumento de 8,6% no número de novas ações trabalhistas protocoladas na comparação com o mesmo período do ano anterior. Entre as queixas principais, a busca da Justiça para o recebimento de verbas rescisórias, direito básico que todo empregado deve receber quando há encerramento do seu contrato de trabalho, saltou do 9º para o 1º lugar.

É de suma importância entender também que o gerenciamento eletrônico de documentos é muito mais do que simplesmente digitalizar e salvar. Criar fluxos de trabalhos automatizados, entender porque os documentos estão sendo criados, determinar onde armazenar os dados e selecionar um sistema seguro de gerenciamento de documentos são algumas das etapas importantes neste processo.

Até mesmo ações menos burocráticas como as assinaturas podem ser otimizadas com o processo de digitalização. Ao implementar a assinatura digital organizada, diversos benefícios podem ser percebidos, como otimização dos processos, redução de custos, sustentabilidade, segurança, etc. Dessa forma, é imprescindível que as empresas façam logo a transição digital dos seus RHs, pois o dia a dia dos Recursos Humanos está cada dia mais digitalizado.

A eBox possui soluções estratégicas para auxiliar nesses processos. O processo de transformação digital do RH pode ser iniciado na ponta, onde nascem os documentos, no caso os prontuários. Os prontuários físicos, sejam eles ativos ou inativos, podem ser digitalizados com certificação digital e seguindo as normas do  Decreto Federal nº 10.278. A transição do papel para os meios digitais reduz o tráfego de documentos físicos, garante a confidencialidade e autenticidade das informações e fica disponível 24h por dia em uma plataforma web segura.

A solução de Admissão Digital permite que a seleção, admissão e o gerenciamento de cada colaborador sejam feitos online, um processo com menos burocracia, mais eficiência e praticidade. A empresa faz o pedido dos documentos do novo colaborador de forma online, todos os documentos são digitalizados na plataforma em tempo real para o RH, já qualificado com e-social e integrado com a folha. A contratante recebe a documentação e faz a conferência e o processo está completo do início ao fim.

Outra facilidade proporcionada pelas soluções da eBox Digital é a geração de documentos eletrônicos, onde a partir de um template/modelo do cliente, a plataforma gera os formulários eletronicamente com os dados do colaborador e os envia para assinatura eletrônica. Esse processo pode ser feito para qualquer tipo de documento que o RH precise formalizar com o colaborador, como por exemplo contrato de trabalho, termo de LGPD, acordo de confidencialidade, código de conduta etc.

Já a assinatura eletrônica, uma prática cada vez mais comum nas empresas, garante a assinatura de documentos como holerites, folhas de ponto e demais documentações emitidas pelo RH com agilidade e sem a necessidade da presença física do colaborador, o que facilita muito para as empresas que atuam com colaboradores no regime híbrido ou totalmente home office. Vale lembrar que as assinaturas eletrônicas estão descritas em diversas normas, dentre as quais o artigo 10 § 2 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, conhecida como ICP-Brasil, o que garante a validade jurídica das assinaturas..

Por fim, a gestão de documentos, assim como a disponibilização para consulta, pode ser feita digitalmente pela plataforma de GED (gerenciamento eletrônico de documentos). Os documentos são organizados na plataforma, o que permite que sejam encontrados rapidamente, otimizando o espaço físico das empresas e reduzindo os custos de operações, manutenção e conservação de documentos, sem contar na agilidade da localização de informações, ocasionando na pontualidade do atendimento de prazos de auditorias e fiscalizações. Tudo isso tem proporcionado a transformação digital das empresas, garantindo maior segurança nos processos e no armazenamento de informações.

Ainda assim, para aquelas empresas que desejam manter as documentações físicas armazenadas, principalmente os prontuários de colaboradores, na eBox é possível realizar o armazenamento físicos em galpões de alto padrão. A guarda é 100% realizado com chip RFID sem qualquer custo adicional.

Com esta tecnologia de radiofrequência é garantido que nenhuma caixa ou documento sejam perdidos. A plataforma híbrida de gestão da eBox permite que os documentos físicos e digitais sejam administrados no mesmo ambiente, garantindo a facilidade de acesso e disponibilidade das informações que só é possível graças à transformação digital, com segurança e redução de espaços físicos nas empresas.

*Por Marcelo Araújo, Diretor Comercial na eBox Gestão e Proteção da Informação S.A. Tem mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços, executivo com atuação em clientes de médio e grande porte, destacando vivência em empresas de software, BPO, gestão eletrônica de documentos , ECM e BPM.