Eliminar tarefas manuais repetitivas, otimizar o tempo, implantar uma gestão inteligente, mapear processos, agilizar e potencializar a gestão de recursos humanos, por exemplo, são algumas das necessidades da área de RH, que busca ser cada vez mais estratégica, dinâmica e competitiva.

Este é o futuro do RH, orientado pela automatização dos processos, conferindo maior liberdade aos profissionais da área. A seguir, mais informações para um bom entendimento do que se trata a automatização de processos de RH. Continue a leitura!

Qual a importância da automatização?

A automatização de processos veio como solução para apoiar as ações de RH, em todas as suas demandas, das mais tradicionais, às que surgiram em decorrência dos últimos tempos, em que vivenciamos a Covid-19, e todos tivemos de pensar e agir rapidamente para dar continuidade aos negócios.

A tecnologia tem sido a maior aliada da área de recursos humanos. Um forte apoio, por meio do qual foram surgindo ideias e caminhos para automatizar e otimizar os processos do setor, de modo a melhorar cada vez mais os resultados dessa área em suas estratégias de gestão.

No caso, a importância da automatização está em proporcionar um RH estratégico, otimizado e bem posicionado em relação aos objetivos da empresa, em suas ações que visam atrair, reter e desenvolver talentos. 

Como automatizar processos de RH?

De maneira simples, trata-se de investir em tecnologia para otimizar o fluxo das atividades dos setor – rotineiras, burocráticas e muitas delas, ainda, manuais.

É substituir todo esse trabalho por ferramentas que promovam a automação, a produção, a condução dos processos, que deixarão de ser tarefas manuais. E, assim, reduzir custos, agilizar a produção e que o pessoal de RH tenha mais tempo para pensar em atividades e tomadas de soluções estratégicas.

Ao otimizar suas tarefas rotineiras e operacionais, reduzem-se os custos, pois o tempo gasto com elas são realinhados de modo que não se perca tempo com um fluxo operacional desordenado ou burocrático. Este é um dos grandes benefícios da automatização.

E quando se fala em automatização de processos de RH, isso remete a todas as tarefas: da atração à retenção de pessoas e desligamento, incluindo, folha de pagamento, controle de ponto, gestão de benefícios, integração, atividades de desenvolvimento, questões legais em geral, o manuseio do volume de dados que envolve a gestão de pessoas etc.

Ainda há processos mecânicos e a implantação desta solução confere agilidade, clareza, segurança e minimiza as chances de erros de percurso, sobretudo, garante aumento de produtividade e valor aos resultados da empresa.

Graças à automatização de processos, o pessoal do setor de RH pode se desenvolver e focar todo o seu conhecimento em ações estratégicas no que diz respeito à gestão de pessoas, tornando-se um diferencial competitivo, inclusive.

Pensar em estratégias para automatizar processos é, portanto, o caminho para aumentar a performance e diminuir prejuízos financeiros.

Estratégias para automatizar processos de RH em sua empresa

Quando se pensa em automatização de processos de RH, pensa-se em organizar um novo processo seletivo e, ao mesmo tempo, organizar atividades de desenvolvimento de pessoas, sem que uma tarefa afete o processo da outra.

Após a sua implantação, todos se beneficiam, sendo possível, também, contar com indicadores para monitorar e avaliar a produtividade e a eficiência do fluxo como um todo.

Para sair do operacional e encarar um sistema automatizado, é fundamental dar alguns passos básicos, de modo a conseguir planejar e definir metas e manter o total alinhamento com os objetivos da empresa, e focar-se em questões estratégicas.

A seguir, apresentaremos alguns passos importantes para automatizar processos de RH em sua empresa. Acompanhe!

1- Conhecer as atividades

Um ponto importante é saber o que cada um faz, quais são as atividades e planejar cada uma delas – qual a tarefa, sua execução, objetivos, tempo para realização. Essas informações são importantes para que se possa dimensionar o planejamento das atividades, a organização delas para um melhor resultado.

2- Conhecer os processos

Conhecer e acompanhar os processos, entender como funciona a rotina é importante para saber o que acontece no dia a dia do setor, poder pontuar o que tem dado certo e o que precisa ser ajustado, pensar em soluções para melhorar os processos e os resultados.

3- Estabelecer metas

A partir do momento que se conhece as atividades e como os processos caminham, é possível estabelecer metas de modo a otimizar o fluxo. Esse passo ajuda a trabalhar e refinar a confiança entre os integrantes da equipe. Todos terão metas para chegar a um objetivo comum.  

4- Manter-se atualizado

É importante conhecer as novidades do setor, tudo o que tenha relação com RH que possa ajudar a melhorar o dia a dia. Dentro e fora da empresa. E, assim, facilitar na tomada de decisão sobre quais soluções poderão ser trazidas e implantadas na empresa para tornar o RH cada vez mais estratégico.

5- Integrar a equipe

Equipe integrada é indispensável para atingir objetivos mútuos com a otimização dos processos de um setor. Uma equipe integrada, engajada consegue manter o clima organizacional saudável. Tende a favorecer a automatização, uma vez que a equipe ajudará a integrar a empresa como um todo.

6- Elaborar um planejamento estratégico

Quando o RH conhece as atividades, os processos do setor, em detalhe; tem metas bem definidas e estabelecidas; está a par do que acontece na empresa e fora dela, inclusive as soluções para melhoria contínua dos processos; e, acima de tudo, conta com uma equipe integrada, é propício pensar em automatizar seus processos.

Para isso, é importante elaborar um planejamento que alinhe estrategicamente todos os passos para investir em tecnologia.

7- Investir em benefícios flexíveis

Está cada vez mais comum as empresas lidarem com a diversidade nas equipes. Por isso, vemos pessoas de idade, gênero e culturas diferentes em um mesmo negócio. Essa dinâmica é interessante para o desenvolvimento da organização, mas pode ser um desafio para o novo benefício.

Por isso, o RH pode considerar os benefícios flexíveis, pois essa vantagem tem justamente a proposta de atender às necessidades da empresa com um todo. Afinal, dá para contratar vários serviços e liberar para o colaborador apenas os mais atrativos para ele.

A automatização de processos impacta o futuro do RH

Em 2020, a empresa americana de consultoria Gartner fez um estudo a respeito da automatização de processos, principalmente em decorrência da pandemia de Covid-19, que nos obrigou a tomar medidas aceleradas para a continuidade de trabalhos, estudos, entre outras atividades.

Em um simpósio, especialistas da Gartner e de empresas de Tecnologia da Informação afirmaram que: automação do trabalho de rotina com inteligência artificial (AI), destreza digital e trabalho híbrido são tendências principais que impactarão o futuro do trabalho.

Com o crescimento do setor, a automatização se traduz na melhor forma de agregar valor, eficiência e praticidade à gestão estratégica de RH. Uma vez que pesquisas diversas mostram que cerca de 70% do RH é transacional, desde a preparação de contratos até a execução de liberações de funcionários.

Portanto, se as empresas são capazes de reduzir esses esforços, fornecendo autoatendimento para gerentes e funcionários na mais ampla gama de atividades possível, isso oferece um enorme potencial de ganhos de eficiência.”

Neste caso, cada vez mais, se faz importante ficar ligado nas tendências do setor e investir em melhoria contínua dos processos e a automação é a solução para que o RH seja estratégico e protagonista. O mundo mudou, as pessoas mudaram.

E você, deseja que o seu RH esteja a um passo à frente nessas tendências? Entre em contato com a gente e saiba como podemos ajudar.

Artigo escrito pela equipe da Caju