Um levantamento realizado pela Flash, plataforma de gestão da jornada de trabalho, revelou que 20% dos pedidos de reembolso registrados no primeiro semestre de 2024 violaram as políticas internas das empresas. Esses problemas vão desde atrasos no prazo de prestação de contas até valores gastos acima do limite permitido, duplicidade de pedidos e ausência de comprovantes. Para ilustrar o impacto financeiro, em uma empresa com 10 mil colaboradores, o gasto médio mensal com despesas corporativas de colaboradores gira em torno de R$ 6 milhões, dos quais até R$ 1,2 milhão pode estar em desacordo com as normas. Quando a prestação de conta viola a política da organização, há duas tratativas mais comuns: em algumas empresas, os colaboradores são comunicados e recebem uma advertência para que não repitam o erro; em outras, o reembolso da despesa corporativa que contém problemas não é realizado, o que traz prejuízos ao bolso do trabalhador. No caso dos gastos feitos no cartão corporativo, se o valor exceder o limite determinado pela política interna, algumas empresas podem pedir ao colaborador o ressarcimento do valor excedente ou até mesmo descontar o valor em sua folha de pagamento.  A recorrência desses erros por parte dos funcionários pode indicar mau uso do cartão corporativo. As consequências são definidas pela empresa e normalmente estão previstas na política de uso do cartão corporativo, podendo variar desde advertências, notificações, reembolso à empresa, suspensão ou cancelamento do cartão, até demissões. Report Sync 2024 De acordo com Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas da Flash, é essencial que as empresas invistam em governança e tecnologia para prevenir essas situações. “Erros na prestação de contas e gastos indevidos em nome da empresa podem gerar passivos financeiros, que acabam sendo assumidos pela própria empresa ou pelo portador do cartão. Além do prejuízo financeiro, essas situações causam desgaste e perda de tempo útil para os envolvidos na resolução do problema. Com processos automatizados e ferramentas inteligentes, é possível reduzir essas inconformidades, garantindo mais segurança e eficiência para a empresa”, explica. Para ajudar empresas a reduzir erros e aprimorar o controle sobre as despesas corporativas, o especialista recomenda:
  • Estabeleça políticas claras e bem comunicadas: Certifique-se de que todos os colaboradores compreendam os prazos, limites e categorias permitidas para reembolsos ou uso do cartão corporativo. Políticas claras ajudam a evitar erros por falta de conhecimento.
  • Adote tecnologia para automatizar processos: Sistemas de gestão de despesas automatizados facilitam a verificação de conformidade, evitam duplicidades e alertam sobre erros antes que as despesas sejam processadas.
  • Configure cartões corporativos inteligentes: Atualmente, existem cartões com tecnologias que possibilitam a configuração das regras de uso do próprio cartão, assegurando que os colaboradores realizem apenas os gastos permitidos pela política interna da empresa.
“Configurar o uso dos cartões corporativos apenas para dias permitidos, assim como definir tetos de gastos por dia, semana, mês ou por categoria, ajudam a prevenir violações e gastos indevidos. Outra boa prática é definir as categorias de uso permitidas e habilitar ou desabilitar o recurso de saque de valores”, afirma Aldo.
  • Promova auditorias periódicas: Realizar revisões regulares dos processos de reembolso e uso do cartão corporativo permite identificar padrões de erro e fraudes, ajudando a corrigi-los rapidamente. Além disso, ajuda a identificar melhorias a serem aplicadas à política interna.
  • Reforce a importância do cuidado com os comprovantes: A ausência de comprovantes foi uma das violações mais recorrentes identificadas no levantamento, e isso acontece porque muitos colaboradores esquecem de guardá-los ou o fazem de maneira descuidada, o que pode fazer com que as informações se apaguem (se o papel for molhado, por exemplo). Exigir e digitalizar os recibos facilita a conferência e reduz disputas.
Com soluções práticas e acessíveis, as empresas podem reduzir significativamente as irregularidades e otimizar seus processos internos. “As inconformidades representam até 20% das contas prestadas em algumas organizações, mas, com as ferramentas certas, esse percentual pode ser reduzido drasticamente. A tecnologia não é apenas uma aliada; é indispensável para uma gestão eficiente e alinhada à governança corporativa”, conclui Aldo. Por Redação