No dia a dia corporativo, reuniões e e-mails são essenciais para qualquer profissional. Eles são utilizados para alinhar objetivos, discutir estratégias, tomar decisões e manter a equipe informada sobre o andamento dos projetos. No entanto, um levantamento da Microsoft revelou que 64% dos trabalhadores dizem não ter tempo e energia para se dedicar ao trabalho devido ao acúmulo de e-mails e reuniões, e que eles possuem 3,5 vezes mais probabilidades de enfrentar problemas para desenvolver o pensamento estratégico.
A pesquisa, que monitorou a atividade de 31 mil colaboradores que utilizam as ferramentas disponibilizadas pela empresa, também constatou que 25% dos trabalhadores gastam cerca de 8 horas por semana lendo e escrevendo e-mails. Em relação às reuniões, esse dado é de cerca de 7 horas semanais. De acordo com a especialista em produtividade da Call Daniel, Marta Oliveira, isso afeta diretamente nos resultados do colaborador.
“Ler e-mails e fazer reuniões não é uma tarefa difícil, porém ela pode se tornar demorada por causa dos obstáculos encontrados no momento de executar a tarefa, como notificações e interrupções. Atividades que em média levam 30 minutos para serem executadas, podem chegar a uma hora devido às ações que tiram a atenção”, explica.
É importante reconhecer que nem todas as reuniões são necessárias ou produtivas. Muitas vezes, elas não têm um objetivo definido, o que acaba gerando desperdício de tempo e energia. Para Marta, é fundamental que os gestores e líderes façam uma boa gestão do tempo e das demandas.
“Passar muito tempo em reunião é abrir mão do trabalho focado. Às vezes, não é necessário se reunir, um e-mail objetivo resolve a demanda e economiza tempo. Quando ela for imprescindível, é importante ter uma pauta direta e evitar dispersões, assim as estratégias serão discutidas de forma mais produtiva”.
Para a especialista, uma estratégia eficiente é capacitar os colaboradores, com técnicas específicas de produtividade, que podem ajudá-los no desempenho de suas atividades e na otimização do tempo. Estabelecer metas objetivas e alcançáveis também é importante. "Quando os funcionários sabem exatamente o que se espera deles, eles são capazes de se concentrar em suas tarefas e trabalhar de forma mais eficiente. Além disso, metas alcançáveis fornecem um senso de propósito e motivação, o que pode impulsionar o desempenho da equipe", comenta.
Marta dá dicas para quem deseja otimizar o tempo na leitura e organização dos e-mails: "As mensagens podem ser divididas em duas pastas, uma nomeada como ‘Ação’, na qual são colocadas as demandas que podem ser feitas diretamente, e outra nomeada como ‘Aguardando Respostas’, espaço em que são separadas as iniciativas que dependem de terceiros”. Ela recomenda que tarefas que podem ser executadas em até dois minutos sejam priorizadas. Já mensagens com tarefas que têm dia e horário definidos devem ser anotadas na agenda.