A importância de evitar erros nas escalas de trabalho para melhorar a experiência dos colaboradores. A gestão das escalas de trabalho é, sem dúvida alguma, um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas brasileiras e seus gestores de Recursos Humanos. Afinal, é preciso estar atento ao cumprimento da carga horária, limite de horas extras, intervalos interjornadas e intrajornadas. A lista de pontos de atenção é imensa e quanto maior é o número de colaboradores, mais complicado será para a empresa administrar tudo isso.
É importante que, ao desenhar a jornada de trabalho do colaborador, o seu time de RH atente-se às regras e legislações específicas e que também vise o bem-estar de todos os envolvidos. Empresas que operam 24 horas por dia como, por exemplo, hospitais, centros de distribuição logística e aeroportos, devem implementar turnos de trabalho completos e que garantam também o atendimento ao cliente.
Nesse sentido, a empresa deve buscar soluções que otimizem a sua gestão de escalas de trabalho. A partir disso, separei alguns erros clássicos sobre este assunto e algumas dicas sobre como resolvê-los, focando em melhorar a experiência dos colaboradores na sua empresa:
1. Agrupar todos os colaboradores sob um único perfil
Não cometa esse erro! Você deve entender que cada equipe tem um perfil diferente e que, para garantir uma melhor experiência para os seus colaboradores, é importante adaptar as escalas frente às demandas.
Além disso, o ideal é que você avalie as necessidades da empresa, mas também considere a vida pessoal do colaborador e juntos entrem em um consenso quanto aos dias de folga, por exemplo.
Se sua empresa for muito grande, recorra aos líderes das equipes para entender suas particularidades. Se em todos os turnos você precisa de alguém que tome a frente, comece a qualificar a equipe e formar líderes que consigam gerir a operação além de você.
2. Deixar para montar a escala na última hora
Você está lidando com o tempo de várias pessoas, por isso, não faça isso em cima da hora. Planejar uma escala de trabalho é uma tarefa árdua e quanto mais tempo você tiver para alinhá-la com os colaboradores e com os líderes, melhor será a execução.
É imprescindível que você tenha pelo menos todo o planejamento da escala do mês e o tipo de escala que vai usar, bem como que você analise as regras definidas por lei para o tipo de escala escolhido.
3. Não ter uma política e regras claras
Deixar as regras claras é muito importante para que tudo saia como planejado. Atrasos, folgas, trocas, horas extras. Tudo isso precisa estar muito claro para todos os funcionários.
Tente ser o mais direto possível e formalizar quais as políticas da operação. Dessa forma, você evitará perguntas constantes e possíveis furos nos turnos.
4. Não utilizar um sistema de gestão
Não guarde tudo no papel em planilhas! Com a expansão da tecnologia no Brasil, surgiu também a possibilidade de tornar os processos mais ágeis e a comunicação com os colaboradores mais transparente.
O planejamento e gestão de escalas podem ser feitas com a ajuda de softwares e aplicativos que tem tornado a vida dos profissionais mais fácil. Tanto dos funcionários, quanto dos gestores.
5. Não respeitar o período de descanso
Um dos maiores erros na gestão de escalas é não prestar atenção aos períodos de descanso dos colaboradores. Isso, pois, além de existir uma série de especificações legais sobre os períodos mínimos de folga e que podem gerar processos trabalhistas para a sua empresa, uma gestão ineficiente de escalas também pode ocasionar um estado de burnout.
Um exemplo simples, mas que demonstra bem isso, é que cada colaborador tem direito a pelo menos 11 horas de descanso antes de voltar ao trabalho. Isso significa que, se ele finalizar o trabalho às 22h, só poderá voltar ao trabalho às 9h do dia seguinte. Mesmo que o funcionário queira entrar antes do período de descanso, não aceite e siga essa regra para o bem comum.
Em resumo, para garantir uma melhor experiência para os seus colaboradores, você deve ter em mente que estamos falando de pessoas, que assim como você, precisam de tempo para se planejar para o trabalho, bem como para o descanso e compromissos pessoais. Colaboradores satisfeitos trabalham melhor e mais felizes, fica a dica!
Por Raphael Tavares, Chief Revenue Officer (Diretor de Marketing, Vendas e Sucesso do Cliente) da startup Escala.
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